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Devenir une entreprise à distance du jour au lendemain : conseils et astuces pour réussir

Maintenant que beaucoup d'entre nous sont contraints à devenir des entreprises à distance du jour au lendemain, voici quelques conseils qui pourront vous aider à partir du bon pied.

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Environnement de travail

Leen Sawalha

VP Produit et croissance

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Devenir complètement autonome à distance n’est pas une option pour de nombreuses entreprises – et celles qui le peuvent doivent s’estimer très, très chanceuses.

Nous faisons partie de ces chanceux. Plus que d’autres d’ailleurs, car depuis plus de deux ans, nous avons une politique de travail à domicile flexible qui nous permet d’être mieux équipés et de mieux connaître les défis que cela impose.

Nous ne sommes pas des experts, c’est encore un travail en cours, mais nous avons beaucoup appris en chemin. Comme la différence entre vouloir travailler à la maison et avoir ce qu’il faut pour travailler à la maison.

Nous avons écrit cet article pour partager notre expérience de télétravail, vous donner quelques conseils et astuces sur ce qu’il faut rechercher, ce qu’il faut faire et ce qu’il faut éviter pour aider vos équipes au meilleur de leur forme même en tant que télétravailleurs.

Maintenant que beaucoup d’entre nous sont contraints à devenir des entreprises à distance du jour au lendemain, nous espérons que notre expérience pourra vous aider à partir du bon pied.

Commencer par mettre en place des politiques de télétravail

Il est très utile d’établir des règles simples et des lignes directrices générales que les employés peuvent consulter pour comprendre ce que l’on attend d’eux et ce qu’il faut faire dans certaines situations.

Cette étape est particulièrement importante pour les équipes qui n’ont aucune expérience du travail à domicile.

Les mesures peuvent être super simples. En fait, voici certains éléments de la politique que nous avons ici à AtmanCo et nous espérons qu’ils vous inspireront pour trouver les vôtres plus facilement et pour les mettre en place :

 

La politique de télétravail d’AtmanCo

Chez AtmanCo, nous avons 2 types de travail à distance :

  1. Le travail à distance occasionnel : pour des raisons telles que le fait de se sentir malade ou moins mobile, des conditions météorologiques dangereuses, une réunion avec un client ou un autre rendez-vous personnel qui est plus proche de votre domicile que du bureau, ou lorsqu’il y a un besoin d’isolement spontané pour se concentrer sur un projet. Cette possibilité est offerte à tous les salariés (pour autant qu’elle ne soit pas excessive et reste occasionnelle).
  2. Travail à distance récurrent (2 jours par semaine) : Le télétravail récurrent est possible 2 jours par semaine, le mardi et le jeudi (ou jours confirmés avec le responsable ou le reste de l’équipe), sauf pour les semaines avec un jour de congé pendant lequel un seul jour de télétravail est prévu. Par exemple, pendant la semaine de la fête du Travail, les employés viennent au bureau les mardis, mercredis et vendredis.

Pourquoi nous proposons le travail à distance :

AtmanCo considère que l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée ainsi que la qualité de vie au travail de ses employés sont une priorité absolue. C’est un facteur important pour contribuer au bonheur des entreprises. Nous proposons des options de travail à distance flexibles parce que nous croyons que:

  • l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée est facilité par le fait de ne pas avoir à se déplacer jusqu’au bureau chaque jour,
  • la technologie permet de passer des appels et de collaborer entre les personnes, quel que soit l’endroit où vous trouvez avec votre ordinateur,
  • l’espace et lieu de travail ouvert (open-space) d’AtmanCo, qui favorise sans aucun doute une collaboration ouverte, interfère parfois avec l’exécution efficace de certaines tâches et responsabilités qui nécessitent une plus grande concentration (par exemple, la rédaction de documents, les appels et interventions avec des clients, etc.)

Cela étant dit, la politique de travail à distance d’AtmanCo est un privilège qui repose sur l’honnêteté et le mérite.

Les heures de travail des employés à distance sont exactement équivalentes aux heures travaillées au bureau. Les horaires prévus sont de 7,5 heures de travail par jour pour un total de 37,5 heures par semaine.

Voici la liste précise des attentes et des exigences pour les employés travaillant à distance :

  • Ne laissez pas les documents confidentiels à la vue de tous.
  • Planifiez votre journée pour vous assurer que vous avez tous les documents et le matériel nécessaire dont vous avez besoin.
  • Disposez d’un poste de travail fonctionnel (connexions internet et téléphoniques fiables, ainsi qu’une chaise et d’un bureau installés de manière ergonomique).
  • Lors d’un appel ou d’une vidéoconférence, veillez à vous isoler dans un espace éloigné des enfants, des animaux domestiques ou d’autres bruits environnants ou dérangeants (en particulier lorsque vous communiquez avec des clients).
  • Assurez-vous que le niveau de bruit ambiant dans votre espace de travail est au moins comparable ou inférieur à celui que vous connaissez au bureau (portez un casque anti bruit si nécessaire).
  • Faites attention aux fenêtres ouvertes, aux bruits extérieurs, aux travaux et à d’autres activités perturbantes pouvant impacter votre concentration.
  • Soyez autant accessible qu’au bureau (par téléphone, courriel, messageries instantanées et autres logiciels de communications utilisés).
  • Demandez à l’avance les autorisations de voyage avec frais.
  • Informez votre supérieur directement de tout rendez-vous personnel que vous avez prévu ce jour-là et qui vous oblige à vous absenter de votre poste de travail.
  • Ne tenez pas de conversations confidentielles en présence de personnes extérieures.
  • Bien que les employés puissent recommander ou favoriser la programmation de réunions et d’interventions de clients les jours où ils ne travaillent pas à distance, ils ne peuvent pas refuser l’invitation d’un client au seul motif qu’il “est chez lui ce jour-là”. Le travail à distance ne doit pas empêcher ou retarder de manière significative une réunion avec un client.

 

Comme vous pouvez le constater, notre politique de télétravail est assez simple. Mais en fixant les attentes, il est plus facile pour chacun de savoir ce qu’il faut faire et comment réagir dans la plupart des situations.

Mais malheureusement la situation actuelle est tout sauf ordinaire, et comme nous sommes maintenant “totalement isolés” pour au moins les deux prochaines semaines, nous avons ajouté quelques directives et des conseils supplémentaires pour donner à tous une certaine stabilité au milieu de toute cette incertitude.

Maintenir une communication ouverte et transparente

Les conversations au bureau ont lieu n’importe où et à n’importe quel moment. Lorsqu’on travaille à distance, ces conversations spontanées ne sont ni documentées, ni partagées, ni entendues – autant de facteurs qui peuvent limiter la créativité, freiner la collaboration et créer des cloisons.

Essayez d’avoir autant de conversations que possible dans des discussions instantanées, ouvertes et transparentes. Nous utilisons la plateforme de communication collaborative Slack et nous encourageons chaque département à communiquer par le biais de ses logiciels et applications spécifiques. Quel que soit l’outil de communication choisi, optez pour une communication intensive.

Il peut sembler écrasant de recevoir autant de messages au début, mais cela s’avérera être le meilleur choix à l’avenir.

Toutes les réunions doivent se dérouler par vidéoconférence, dans la mesure du possible.

Même s’il s’agit d’une conversation de 2 minutes, allumez votre caméra. Voir les visages et communiquer verbalement plutôt que par écrit aidera votre équipe à se sentir plus connectée et entendue.

Ce n’est pas parce que nous pratiquons la distance sociale que nous devons être isolés.

Demandez un retour d’information sur le déroulement de la réunion et agissez en conséquence.

Si votre outil de vidéoconférence ne fait pas l’affaire, recherchez rapidement un nouvel outil et mettez-le en place. Si la communication dans l’équipe commence à se perdre, créez un ensemble de lignes directrices pour aider à tout centraliser ou prévoyez un budget pour un outil efficace de gestion de projet. Le microphone d’un membre de l’équipe n’est pas assez efficace pour un appel téléphonique clair? Donnez-lui le feu vert pour en acheter un nouveau.

De nos jours, il existe une abondance d’outils et de technologies à votre disposition qui vous aident à être aussi productif et efficace en travaillant de la maison qu’au bureau. Et cela ne revient pas plus cher, il existe des centaines, voire des milliers d’outils à des coûts variables, et beaucoup d’entre eux offrent une version gratuite ou au moins un essai gratuit de deux semaines.

Vérifier fréquemment auprès des autres

En tant que dirigeant, votre rôle est plus important que jamais. Même si ce n’est pas votre mode de fonctionnement habituel que d’être présent aussi souvent, faites-en sorte de communiquer avec vos employés fréquemment – l’idéal est de le faire tous les jours.

Un appel de contrôle rapide de 5 minutes chaque matin peut permettre à votre équipe de rester en contact, de se sentir soutenue et de respecter ses priorités et ses objectifs.

Certains de ces conseils peuvent être encore plus importants à mettre en œuvre en fonction de l’ADN de votre équipe. Voici quelques traits de personnalité et des caractéristiques qui peuvent nécessiter un peu plus d’attention lorsque l’on demande soudainement à chacun de devenir un travailleur à distance à temps plein :

Les extravertis qui se nourrissent de relations sociales

Certaines personnes tirent leur énergie et leur motivation d’interactions sociales ou même simplement du fait d’être entourées d’autres personnes, même si elles ne les connaissent pas. Le fait que ces personnes pratiquent la distance sociale et de travailler à distance peut avoir un impact particulièrement drastique sur leur niveau d’énergie et leur bien-être.

Il vous sera probablement facile de repérer les membres extravertis de votre équipe ou de votre entreprise, alors soyez particulièrement attentif à eux. Essayez de mener chaque réunion ou conversation par vidéoconférence. Invitez-les à des déjeuners vidéo ce n’est pas la même chose, mais c’est mieux que rien. Invitez les faire à se concentrer sur des tâches de nature plus collaborative. Avez-vous un projet ou une idée que vous souhaitez aborder depuis un certain temps ? Les sessions de brainstorming collaboratif (par vidéoconférence, bien sûr) peuvent offrir à vos employés extravertis les interactions sociales dont ils ont besoin pour mieux faire face à l’isolement.

Des individus spontanés qui s’épanouissent dans des situations ambiguës, mais qui ne sont pas les meilleurs organisateurs au monde

Lorsque ces personnes spontanées sont soudainement invitées à travailler à domicile, elles ne se sentiront probablement pas trop déséquilibrées. Après tout, c’est l’une de leurs forces que de s’adapter à de nouvelles situations et de gérer les changements de plan.

Mais il est un peu difficile pour les personnes spontanées de créer une structure et d’avoir plus de discipline en ce qui concerne leur emploi du temps – ce qu’elles devront faire pour réussir en tant que travailleur à distance. Pour ces personnes, votre contrôle quotidien sera très utile. Demandez-leur comment elles prévoient d’organiser leur journée et ce qu’elles aimeraient accomplir. Utilisez les outils de gestion de projet et créez avec elles une liste de contrôle pour que les tâches et les détails ne leur échappent pas. Ne soyez pas trop rigide dans votre approche – essayez simplement de leur fournir le peu de structure dont elles ont besoin.

Les personnes qui trouvent plus facile de se détacher de leurs engagements que les autres

Une bénédiction et une malédiction – les personnes qui se détachent plus facilement de leurs engagements sont mieux équipées pour saisir les opportunités et passer rapidement à la vitesse supérieure rapidement. Mais cela signifie aussi qu’ils peuvent avoir plus de mal à persévérer face aux défis et à atteindre leurs objectifs lorsqu’ils sont confrontés à des obstacles.

Si ces personnes ne sont pas habituées à travailler à distance, il serait utile de les consulter fréquemment, de les aider à évaluer leur situation et leurs priorités. Fournissez-leur le soutien nécessaire pour surmonter les obstacles auxquels elles peuvent être confrontées.

Ce ne sont là que quelques traits de caractère et des comportements à surveiller dans votre équipe lorsqu’elle devient soudainement une équipe de travail à distance. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de gérer ce changement soudain de rythme et de plan, vous trouverez cet article utile. Il aborde les défis auxquels votre équipe sera confrontée dans des situations sans précédent, et offre encore plus de conseils sur la manière de les gérer.

Cela fait beaucoup à digérer. Mais maintenant plus que jamais, il est temps de se serrer les coudes, de se comprendre et de s’efforcer de fournir à nos équipes l’environnement adéquat pour qu’elles en sortent plus fortes que jamais.

Nous espérons que ces conseils vous aideront à naviguer dans ces eaux troubles. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous les poser – nous sommes là pour vous aider et faire notre part.

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