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La planification de la relève n’est pas seulement important quant au remplacement des employés partis à la retraite. Il s’agit également de tout le renfort dont vous avez besoin lorsqu’un employé est congédié, démissionne, souffre d’une maladie ou tombe enceinte. Êtes-vous paré à toute éventualité? Voici quelques pistes pour bien planifier la relève sans perdre la tête!

Mais… le DG semble loin de la retraite, le directeur des finances est en très bonne forme et l’équipe des ventes est constituée de jeunes employés, alors pourquoi s’inquiéter? La réponse est simple : parce que la planification de la relève est complexe, nécessite beaucoup de temps et exige une vision claire. Malgré un quotidien déjà chargé et le temps qui file à vive allure, la planification de la relève mérite toute votre attention, dès maintenant.

 

Déterminez les postes essentiels dans l’entreprise

Évidemment, tous les postes d’une organisation sont importants – il serait absurde de croire que certains postes dans une entreprise efficace sont inutiles. Par contre, il est impératif de déterminer les postes qui sont essentiels, soit ceux dont plusieurs personnes dans l’organisation dépendent, qui sont difficiles à combler ou encore qui exigent une expertise pointue et nécessaire pour le bon fonctionnement des opérations.

Pour chacun des postes essentiels, déterminez un plan de relève à court et à long terme. Vous aurez ainsi une solution clé en main si une absence survient ou si un départ advient dans l’un de ces postes.

 

Comment la plateforme AtmanCo vous aidera avec la planification de la relève

Plusieurs facteurs, comme les changements démographiques, vous obligeront à être plus efficace dans votre planification de la relève. Voici ce que vous pourrez faire avec la plateforme AtmanCo.

Constatez l’ampleur des talents en amont

Si le nombre d’employés dans l’entreprise le permet, élaborez un plan de relève de la haute direction à partir des employés au potentiel élevé, avec le bon profil pour l’emploi. Cet exercice vous permettra du même coup d’identifier les postes à pourvoir qui pourraient exiger un recrutement externe.

En entreprenant votre planification tôt, vous pourrez effectuer le tout sans précipitation et apporter les ajustements nécessaires au plan. Vous aurez ainsi le temps d’établir une reprise des opérations alors que tous les joueurs évoluent encore dans le cadre de leurs fonctions et peuvent vous partager de précieux conseils. Il ne s’agit pas simplement d’assigner les futurs postes à pourvoir, il s’agit également – et surtout – de prévoir les formations et le mentorat qui seront nécessaires pour une relève efficace.

 

Permettez à la relève d’être prête

En plus de prévoir la formation pertinente pour les employés de la relève, prévenez la perte d’informations institutionnelles en demandant aux employés en place de rédiger des procédures des tâches qui sont les seuls à accomplir. Dans un cas de recrutement ou de passation du pouvoir, vous pourrez remettre ces documents au successeur.

Vous limiterez de ce fait les effets de ces changements sur l’entreprise, les employés et les clients, et éviterez d’avoir à annuler un programme de l’entreprise ou de cumuler du retard dans un projet.

 

Établissez les rôles de chacun

En circonstances de départ soudain, la perte de repères peut causer des ​situations de stress et de tension indésirables. Avant qu’une telle situation ne se produise, prévoyez un plan de la relève en équipe et assurez-vous que les rôles de chacun sont bien déterminés.

Par exemple, établissez clairement qu’en cas du départ du directeur général (DG), le conseil d’administration sera responsable de l’embauche du successeur. Pour les autres postes essentiels, le responsable des décisions de la relève est pour la plupart du temps le DG (ou la plus haute personne responsable dans l’entreprise), assisté des membres expérimentés des ressources humaines et des gestionnaires. Les autres postes à pourvoir, non considérés dans les postes essentiels, demeurent la responsabilité de l’équipe des ressources humaines et du gestionnaire immédiat.

Assurez-vous que tous les responsables impliqués dans le processus de planification de la relève partagent une vision claire de l’orientation de l’entreprise avant que la prise de décisions ne soit nécessaire. Vous permettrez alors des discussions fluides et des actions efficaces.

 

Test évaluant le match pour l’emploi: un must pour votre organisation

Ahhh… le match parfait! Et je ne parle pas d’amour. Mais quand on est désespéré de trouver le candidat parfait pour l’emploi, on peut sembler tout aussi découragé que quelqu’un qui essaie de trouver l’amour depuis des années.

Que devrait contenir votre planification de la relève?

Oubliez l’improvisation, la planification de la relève est un exercice qui exige de la rigueur et une bonne vision d’ensemble. Faites de votre plan un outil révélateur et optimisez-le jusqu’à obtenir les meilleurs scénarios de relève possibles. Assurez-vous aussi que votre plan de la relève est en phase avec la stratégie de l’entreprise.

Afin d’y arriver, prenez soin de déterminer l’ensemble des compétences nécessaires pour chaque poste essentiel. Cet exercice de réflexion pourrait même vous faire réaliser que certains employés déjà en place possèdent un profil de personnalité très prometteur pouvant convenir aux besoins anticipés.

Simplifiez-vous la tâche et songez à rédiger des descriptions de poste pour chaque fonction clé de l’entreprise. Afin de pouvoir assigner efficacement le lot de travail, vous devrez connaître de quoi il en retourne. Si aujourd’hui un seul directeur occupe diverses fonctions, il n’est pas impossible que dans le futur, les tâches soient attribuées à plusieurs personnes.

Cela peut également être l’occasion de revoir la description de tâches que vous souhaiteriez appliquer à certains postes. Surtout, discutez de ces descriptions avec les principaux intéressés afin qu’elles soient réalistes et représentatives.

 

Un peu d’aide pour y voir clair

Malgré des efforts et de la bonne volonté, il est parfois difficile d’avoir le recul nécessaire lors de la planification de la relève. Évitez que ce passage obligatoire ne soit un fardeau et ayez recours aux différentes ressources externes.

Pensez à collaborer avec des services professionnels de ressources humaines, utilisez des logiciels avec parcimonie ou encore, consultez des professionnels clés qui gravitent autour de votre entreprise – par exemple votre avocat, vos consultants ou vos experts à la pige – qui pourront vous offrir des points de vue pertinents et d’autres perspectives intéressantes.

 

Soyez prêts et flexibles

La planification de la relève est un exercice délicat qui réserve son lot de surprises. Tenez-vous prêt.

Prenez soin de bien informer les employés ciblés par le plan de la relève qu’il s’agit d’une planification à long terme qui est sujette à changement, et non d’une assurance d’accès à un nouveau poste ou de promotion – vous éviterez ainsi les déceptions et maintiendrez une communication transparente avec les membres du personnel.

 

Promotion interne : Comment promouvoir le bon employé

La promotion interne a récemment été l’objet d’une attention particulière de plusieurs entreprises, et à juste titre! Elle est non seulement moins coûteuse que le recrutement externe, mais la promotion interne pousse les employés à être encore plus performants, plus motivés et plus mobilisés.

Préparez-vous aussi à répondre aux questionnements des employés qui n’auront pas été sélectionnés dans le plan de la relève ou pour des formations. Assurez-vous qu’ils saisissent bien le rôle important qu’ils jouent pour l’entreprise et veillez à maintenir leur mobilisation. Un employé peut exceller dans son travail sans que son poste le mène à un rôle de gestion prévu dans le plan de la relève. Cette réalité doit leur être expliquée.

Finalement, un excellent plan n’assure pas automatiquement que la prise de la relève se fasse sans heurts. Usez de créativité et ajustez le plan selon la rotation du personnel.

 
Souvenez-vous que la planification vous rend charmant. Une planification de la relève claire contribuera à positionner votre entreprise comme employeur de choix dans un marché compétitif, et il s’agira là d’un avantage concurrentiel de taille lors du recrutement.

Anne-Marie Battista

It didn't take long for Anne-Marie Battista to realize that she needed to pursue a career in human resources! Having held various positions in staffing and workplace planning in large Quebec companies over the past decade, she is currently in the process of obtaining her CHRP title

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Améliorez votre productivité, performance et prospérité en vous concentrant sur votre atout le plus important: vos employés. Du recrutement à la retraite, les évaluations psychométriques d’AtmanCo vous aideront à atteindre le bonheur en entreprise (ou ce qu’on aime appeler Business Happiness)!

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