L’entendez-vous? C’est la relève qui débarque! Elle est motivée et enthousiaste à entrer sur le marché du travail. Mais avant qu’elle ne soit fin prête, elle doit expérimenter la vie professionnelle. À cet égard, faites-vous partie des généreuses entreprises qui embauchent des étudiants? Qu’il s’agisse d’une réalité concrète ou d’un projet à envisager, voici 8 choses à faire pour employer un étudiant.
Recrutement d’étudiants : quelques étapes faciles
Identifiez vos besoins
Comme pour toute autre création de poste, cernez d’abord vos besoins : profil recherché, budget octroyé, tâches à accomplir et disponibilité exigée en termes d’heures par semaine. Assurez-vous de connaître les politiques internes reliées à l’embauche d’étudiants, par exemple la rémunération, le nombre d’heures de travail, les conditions offertes et les permissions que vous pouvez octroyer, telles qu’un accès informatique ou un ordinateur en réseau.
Selon l’ampleur et la complexité du travail à réaliser, il vous sera plus facile d’identifier si vous devez recruter un étudiant de niveau collégial ou universitaire. De grâce, oubliez les photocopies! Les étudiants peuvent faire beaucoup plus que de simples tâches administratives, osez leur confier des mandats.
D’ailleurs, certaines techniques collégiales ou même attestations d’études collégiales (AEC) développent chez les élèves un lot de compétences pratiques qui en font des candidats de choix dans plusieurs domaines. Les étudiants universitaires, quant à eux, possèdent une capacité d’analyse et une méthodologie d’organisation du travail plus pointue.
Embauchez-les avec sérieux
Quant à l’embauche de ces derniers, certaines entreprises encouragent et favorisent particulièrement les enfants des employés. Même si votre entreprise n’a pas de politique à cet effet, vous pouvez facilement en faire l’une de vos techniques de recrutement. Aussi, n’hésitez pas à faire appel aux coordonnateurs des départements des écoles et aux responsables des associations étudiantes, ils seront à même de vous recommander des candidats en fonction du poste offert.
Lorsque vous aurez identifié des étudiants potentiels, faites-leur traverser un processus d’embauche semblable à celui d’un employé régulier : entrevue, test ou rencontre. Cet exercice établira le caractère sérieux de cette démarche et vous permettra de sélectionner le candidat qui correspond le mieux à vos attentes.
Préparez-vous à recevoir l’étudiant dans votre univers de travail
Assurez la sécurité de l’étudiant dans votre entreprise
Chaque milieu présente certains risques d’accidents de travail et de maladie professionnelle. L’étudiant, embauché dans votre entreprise pour certaines tâches, n’est pas plus à l’abri que quiconque des aléas de la vie professionnelle.
À cet effet, assurez-vous de consulter la documentation officielle en amont et d’en comprendre les nuances, notamment la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles. Il est de votre responsabilité de vous acquitter adéquatement de vos devoirs d’employeur en frais de santé et sécurité au travail.
Déterminez les conditions et détaillez-les dans un contrat
Prenez le temps d’établir une entente écrite, un contrat paraphé dans lequel seront stipulées les conditions d’emploi de l’étudiant.
D’une part, cet exercice accordera un certain sérieux à la démarche et permettra d’ouvrir le dossier de l’étudiant au sein des archives institutionnelles. D’autre part, ce contrat constituera une référence pour l’employeur en cas de discipline ou d’iniquité.
Loin de vous l’idée d’intimider l’étudiant; il s’agit simplement d’établir que malgré son statut particulier, cet emploi au sein de l’entreprise est important et qu’il doit être pris avec sérieux.
Prévoyez de la formation et des rencontres d’information
Afin d’offrir une qualité de travail à la hauteur de vos attentes, l’étudiant doit connaître l’ampleur de la tâche qui lui sera demandée. À cet effet, prévoyez des formations, aussi courtes soient-elles, qui porteront sur les divers mandats de l’étudiant. Songez également à lui présenter le fonctionnement de certaines machines et la logique derrière certains processus.
De plus, organisez des rencontres entre l’étudiant et les principaux intervenants qu’il côtoiera. Vous pourrez de ce fait expliquer l’organisation interne du travail et présenter l’étudiant à vos collègues, alors que les employés concernés pourront présenter rapidement leurs fonctions. N’oubliez pas, lors de l’embauche d’un étudiant, vous consentez implicitement à contribuer à sa formation – ne perdez donc aucune occasion de le faire.
Planifiez également une rencontre pendant laquelle vous aborderez le « code de vie de l’entreprise » avec l’étudiant. Vous pourrez aborder des thèmes comme la ponctualité, l’éthique de travail, les valeurs de l’organisation, la culture organisationnelle et le code vestimentaire. Plutôt que de tenir ces faits pour acquis, prenez le temps d’en discuter clairement avec l’étudiant – un jeune employé averti en vaut deux (et évite les bourdes liées à la jeunesse). Il est également important de lui présenter la réglementation de l’entreprise comme les politiques de confidentialité et d’utilisation d’Internet et les mesures de sécurité s’il y a lieu.
Dans certaines organisations, ces formations sont la responsabilité des ressources humaines, alors que dans certaines autres, il incombe aux gestionnaires de le faire. Renseignez-vous auprès de vos responsables des ressources humaines avant d’entreprendre toute action.
Préparez l’environnement de travail
Quoi de plus rassurant que de se sentir accueilli et attendu dans un environnement chaleureux! Avant l’arrivée de l’étudiant, prévoyez donc son espace de travail : le cas échéant, un bureau sur lequel il y aura un ordinateur fonctionnel (il s’agit parfois d’un luxe dans certaines organisations!), un poste téléphonique si nécessaire et des accessoires de base comme un calepin, des crayons et une calculatrice.
Assurez-vous d’obtenir toutes les permissions nécessaires selon les besoins : une carte d’identité magnétique, un accès aux systèmes informatiques et une adresse courriel. En consacrant ces efforts en amont de l’arrivée de l’étudiant, vous pourrez optimiser sa présence pour vous concentrer sur sa formation et ses tâches à accomplir.
Guidez et encadrez l’étudiant pendant son emploi
Réservez du temps et armez-vous de patience
Il serait vain d’exiger d’un étudiant des réflexes d’un employé d’expérience. À cet égard, ajustez vos attentes et assurez-vous qu’elles soient connues par l’étudiant.
Tel que mentionné précédemment, l’embauche d’un étudiant constitue en quelque sorte un acte de mentorat professionnel. Il vous faudra offrir du soutien, de la formation et de la rétroaction à l’étudiant.
Planifiez donc ce temps consacré à l’encadrement dans votre horaire, évitant du coup de laisser l’étudiant complètement à lui-même, sans recours. Vous pouvez notamment prévoir des rencontres hebdomadaires ou établir un tout autre système qui vous permettra de faire de la rétroaction constructive et d’échanger avec l’étudiant lors de son expérience.
Ouverture d’esprit
N’oubliez pas qu’il s’agit d’étudiants qui évoluent dans un cheminement personnel et professionnel. Certains arriveront motivés et gonflés à bloc, voudront absolument vous présenter leurs idées ou laisseront transparaître un excès de confiance, alors que d’autres seront mortifiés à l’idée de faire des erreurs ou afficheront de l’indifférence à ce qui les entoure.
Avant de condamner leurs comportements, assurez-vous d’en déterminer la cause : l’âge, la personnalité ou la maladresse; il vous sera ensuite plus facile d’intervenir si besoin est.
Finalement, rappelez-vous qu’en embauchant un étudiant, vous lui offrez une occasion d’apprentissage en or. Qui sait, vous recroiserez peut-être un jour cet étudiant dans son parcours professionnel et l’ayant vu évoluer dans des fonctions par le passé, vous aurez une petite idée de sa qualité. De plus, grâce à la psychométrie vous pouvez évaluer les comportements du passé qui sont des indicateurs pour le futur.
Cela dit, à la suite de cette expérience, vous pourriez bien être celui qui évoluera le plus. D’ailleurs, n’y a-t-il pas en chaque employé un éternel étudiant?