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Comment mieux travailler ensemble, tout simplement

Vous formez, gérez ou faites partie d’un groupe? Il y a plusieurs façons d’améliorer la collaboration afin de mieux travailler ensemble. Voici comment!

Capital Humain
Expérience de l'employé
Psychométrie

Christine Chartrand

VP Services-conseils

mercredi, janvier 14, 2015

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Je me souviens d’une époque, quand j’étais encore étudiante à l’université, où il était constamment nécessaire d’accomplir des travaux d’équipe avec d’autres étudiants que je ne connaissais pas et qui avaient tous des horaires différents. Que de souvenirs! S’ensuivirent mes premiers emplois, où je devais cette fois collaborer avec des collègues pour accomplir divers projets. Quel que soit le contexte dans lequel il faut travailler avec les autres, on finit parfois par penser : « Plus jamais! ».

Si, comme moi, vous avez eu à vivre des expériences peu faciles dans le contexte du travail avec les autres, approcher la tâche avec optimisme peut sembler tout un défi! De plus, si vous êtes la personne responsable de la formation ou de la gestion d’un groupe, le fardeau peut paraître encore plus lourd.

Toutefois, n’ayez crainte! Je suis là pour rétablir votre motivation vis-à-vis de ce type de travail.

Voici les critères à considérer pour mieux travailler ensemble!

Avons-nous tous la même vision?

Des personnes qui travaillent ensemble sur un projet, un événement, une mission, ou quelconque autre entreprise peuvent être différents dans leur vision du résultat final et même dans leur perception de la manière d’y parvenir.

Si vous demandiez à chacun de décrire ce qu’ «arriver au but final » signifie pour eux dans leur emploi vous seriez surpris de la variété des réponses. Ce n’est certainement pas une mauvaise chose que d’avoir chacun une réponse différente, mais il est nécessaire d’éclaircir la situation.

Si les points de vue sont différents, il faut en discuter dès le départ, analyser et disséquer, considérer les opinions et les alternatives pour enfin trouver le meilleur moyen de procéder, qui sera clair et accessible à tous.

Une fois que les attentes de tout le monde sont mises au clair, on peut s’attaquer aux étapes qu’il faut suivre  pour arriver à son objectif. Les membres de l’équipe peuvent proposer toute une variété de possibilités, stratégies et ordres du jour; une discussion s’impose pour établir une marche à suivre pour tous pouvoir mieux travailler ensemble.

Bien sûr, c’est à vous de déterminer si votre équipe a besoin d’un consensus, s’il quelqu’un prend les décisions pour tous ou si c’est un entre-deux. Dans tous les cas, il est important d’annoncer clairement à qui la décision appartient et comment chacun peut y contribuer. Si on donnait une opportunité à tous de s’exprimer quant à la démarche à suivre, il est fort possible que les membres du groupe sentiraient qu’ils ont contribué au processus, et ce, même si leurs suggestions ne sont pas implémentées en bout de ligne.

Mieux communiquer pour mieux travailler ensemble

Le mot « communication » peut sembler quelque peu nébuleux. Nous avons déjà discuté de l’importance de la communication quant aux buts du projet, mais il y a également un autre élément à considérer, soit la communication systématique entre ceux qui travaillent ensemble pour se tenir au courant du l’ouvrage qui se fait et des prochaines étapes à suivre.

Quelques rencontres pour se tenir au courant de ce qui se passe, des meetings de groupe pour évaluer le progrès et même un message entre employés pour se féliciter d’un travail bien fait peut être très enrichissant afin de savoir ce qui a été fait, ce qui n’a pas encore été réalisé, où vous en êtes et savoir vos impression du travail accompli.

Il y a les bons côtés, mais …

Le travail de groupe peut mener à des confrontations. Et, avouons-le, on peut avoir tendance à lever les yeux au ciel lorsqu’un membre plus affirmatif exprime son désaccord avec l’opinion d’un coéquipier.

Mais est-ce exclusivement la faute de ce type de travailleur s’il y a un conflit, ou est-ce que les problèmes viennent d’une autre source? Et que dire de ceux et celles qui ne disent pas le fond de leurs pensées même au moment où ce serait bénéfique et qui n’expriment pas leur frustration de manière efficace, finissant par s’en plaindre à des collègues de manière non-constructive?

Bien travailler ensemble sous-entend la possibilité de discuter de son désaccord, de sa frustration et de ses peurs de manière constructive, sécuritaire et non-agressive. Selon plusieurs théories sur le travail en groupe, incluant celle des étapes de développement de groupe de Tuckman, avant d’offrir une performance optimale, un groupe de gens travaillant ensemble doit inévitablement traverser une « étape de lancement », qui inclut des altercations qui peuvent sembler conflictuelles mais qui sont ultimement une source de progrès.

Si l’on ne se permet pas d’avoir des occasions de partager nos préoccupations et nos opinions même en sachant que tout le monde ne sera pas du même avis, l’accumulation de la frustration peut alors prolonger les conflits ainsi que les sentiments d’animosité envers nos collègue et causer une réduction de la productivité. Le conflit en devient amplifié!

Anticiper les embûches pour mieux travailler ensemble

On sait d’emblée que tout ne va pas toujours comme on le souhaiterait. Mieux vaut donc penser à l’avance quels pourraient être les obstacles à votre succès! Je ne veux pas paraître sceptique (quoique mes résultats de test psychométrique affirment que j’ai une tendance à être sceptique!),  je veux simplement vous proposer d’adopter une approche préventive afin de mieux travailler ensemble.

Lors de vos meetings, anticipez les problèmes potentiels (même les éléments qui sont hors de votre contrôle) : des outils technologiques pourraient se briser, des collègues pourraient être malades, vous pourriez avoir sous-estimé le temps qu’une tâche nécessite. Travaillez en groupe pour prévoir ces différentes éventualités et, ensemble, proposez des « Plan B ».

C’est le même principe qu’un exercice de feu préventif : quand la véritable épreuve finit par arriver, tout le monde sait quoi faire et on s’en sort intact.

Acceptez les différences pour mieux travailler ensemble

Comme on le dit si bien, deux têtes valent mieux qu’une! Toutefois, si ces deux têtes sont têtues et conflictuelles quand il en vient au travail, ce dicton ne vaut pas grand-chose.

Plusieurs personnes sont intimidées par les différences. Certes, elles sont même parfois angoissées face à ceux qui ont des idées similaires aux siennes, ou qui sont meilleurs dans certaines tâches. Face à une telle situation, certains montrent les dents tandis que d’autres se voient inspirés.

Afin de mieux travailler ensemble, on doit non seulement se former une carapace solide quant aux forces et tendances naturelles de nos collègues, mais on doit aussi apprendre à apprécier et s’inspirer de ce qui les rend uniques.

Avoir une équipe diversifiée, ça décuple sa force! Pensez-y : quand vous travaillez avec des gens qui ont des personnalités différentes, vous avez accès à davantage de facettes et opinions sur un sujet donné. N’oublions pas qu’on peut ainsi déléguer différentes tâches aux autres, selon les domaines dans lesquels ils performent le mieux selon leur tempérament naturel.

Vous avez toute une collection de traits de caractère à votre disposition, mais utilisez-la avec soin. Servez-vous des outils qui sont à votre disposition pour vous aider à identifier le potentiel inné de vos collègues et employés – cela vous donnera de précieux conseils pour optimiser le potentiel qu’ils vous offrent et améliorer la collaboration.

Le fait que les gens aient des traits de caractère variés n’est pas un obstacle! La première étape est de savoir de quelle manière ils diffèrent. Une fois que c’est fait, vous pouvez alors commencer à apprendre comment accepter et trouver les meilleures qualités dans chacune des ces personnalités.

Pour travailler ensemble de la meilleure manière qui soit, vous devez comprendre la vision de chacun, décider ensemble d’une voie à suivre afin de créer un environnement où la communication est continue et où chacun peut exprimer ses frustrations et inquiétudes. Ayez votre objectif dans votre ligne de mire en tant que groupe et acceptez le fait que nous soyons tous différents – après tout, c’est bien cette diversité qui vous propulse vers l’avant! Alors, il est grand temps de passer à l’action et de trouver les outils qui vous permettront de savoir avec qui vous travaillez réellement! Et pourquoi pas tout de suite?

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