Vous planifiez tout : la stratégie financière de l’entreprise, l’attribution des places de stationnement, la prochaine rencontre avec un client, mais avez-vous planifié vos ressources humaines?
Lorsqu’il en vient à la gestion du personnel, le quotidien prend parfois le dessus et laisse pour compte ce pilier organisationnel. Révélation : il vous faut un plan – il vous faut même un excellent plan. Mais par où commencer?
Voici quelques astuces pour planifier efficacement vos ressources humaines.
Avez-vous réellement besoin de planifier?
Que vous soyez au sein d’une grande entreprise ou encore d’une petite organisation, la planification des ressources humaines est importante et bénéfique. La preuve : toute personne planifie sa propre carrière afin de lui donner l’orientation désirée et d’atteindre certains objectifs. Sans surprise, il en va de même pour une entreprise, aussi petite soit-elle.
Retenez que l’action des ressources humaines va bien au-delà de la dotation. La planification des ressources humaines permet entre autres de prendre des décisions éclairées à court-moyen-long terme, de prévoir le budget et les formations nécessaires et d’appliquer à l’entreprise la stratégie organisationnelle que vous souhaitez.
En somme, la planification des ressources humaines permet d’accroître la productivité de l’organisation et d’en assurer la progression continue. Voilà de bonnes raisons de bien faire les choses!
Le plan de ressources humaines: Officialisez-le!
Le plan de ressources humaines doit être mis sur papier (ou sur écran!). Évitez la gestion approximative et faites en sorte que la planification soit connue et partagée à votre département de ressources humaines.
Si ce dernier ne compte que vous, regroupez tout de même vos idées et mettez-y de l’ordre. Lorsqu’une décision devra être prise, vous serez en mesure de consulter votre plan et de faire un choix éclairé.
Nécessaire, mais comment faire?
La planification peut sembler un processus fastidieux, mais n’ayez crainte! En divisant vos démarches en étapes, vous obtiendrez un plan de ressources humaines qui conviendra réellement à votre entreprise.
Si certains logiciels peuvent vous aider dans cette tâche, sachez qu’il vous faudra tout de même vous pencher sur le dossier avec diligence – hélas, même à l’ère des voitures qui peuvent se garer sans votre aide, certaines tâches demeurent essentiellement humaines!
Quelles sont les forces dont vous bénéficiez déjà?
Avant de prendre quelque décision que ce soit, dressez d’abord un portrait précis des ressources humaines qui constituent actuellement l’entreprise.
Identifiez les compétences de chaque employé. Ne vous limitez pas aux compétences listées dans la description de leur fonction, mais bien à toutes les aptitudes professionnelles des membres du personnel – considérez l’implication bénévole telle que le comité récréatif, le bénévolat d’affaires ou encore le mentorat, dont découlent des compétences transversales pertinentes.
Bien entendu, notez toutes les formations, les certifications et les diplômes que les employés ont obtenus – vous pourriez être surpris de l’évolution du profil de certains membres du personnel depuis leur embauche.
Ce portrait global fera de vous un meilleur conseiller dans la gestion de carrière des employés et vous sera grandement utile pendant le processus de dotation. De plus, il vous permettra d’entreprendre la deuxième étape de votre planification avec rigueur et réalisme : l’analyse des besoins en ressources humaines.
Quels sont vos besoins réels?
La gestion des besoins en ressources humaines ne se fait pas en vase clos. Il vous faudra pour cela bien connaître votre industrie : ses aléas et ses avancées technologiques, tout comme la situation économique et les changements culturels du marché du travail. Vous pourrez ensuite analyser avec exactitude les besoins en ressources humaines de votre entreprise et les combler en tenant compte des fluctuations probables du domaine.
Il vous faudra évaluer le nombre d’employés nécessaires au bon fonctionnement des opérations, identifier les postes à combler et déterminer l’ensemble de compétences exigées pour les diverses fonctions. Certaines ressources peuvent être difficiles à dénicher ou encore être très chères, il est donc important de prévoir le nombre adéquat d’employés dont vous avez réellement besoin, évitant de surcharger le personnel déjà en place ou de consacrer une partie du précieux budget dans une embauche injustifiée.
Ouf! Tout cela semble beaucoup de travail à ajouter au quotidien n’est-ce pas? Mais personne n’a mentionné que vous deviez l’accomplir sans aide!
Profitez-en pour optimiser vos talents de planificateur et osez déléguer certaines de ces tâches aux membres de l’équipe des ressources humaines – vous réaliserez peut-être qu’il y a un besoin imminent de ressources au sein même de votre équipe!
Mettez le tout en perspective puis agissez!
Analysez ensuite l’écart, en d’autres mots, comparez le nombre de postes à pourvoir (selon leur réalité respective) et le nombre d’employés qui pourraient y postuler. Vous obtiendrez un écart quantitatif ou qualitatif, ce qui vous permettra de planifier des actions de ressources humaines optimales.
L’écart quantitatif : la force ou la faiblesse du nombre
Cet écart réfère à un surplus ou à un manque chiffrable de main-d’œuvre qualifiée pour le nombre de postes à combler. Vous devrez alors recourir à des actions telles qu’une réduction du personnel (mise à pied temporaire ou permanente) ou à l’inverse, à l’instauration d’un programme de recrutement (embauche).
L’écart qualitatif : la force ou la faiblesse des compétences
Cet écart réfère à la qualification de vos employés. Vous réaliserez peut-être que les employés en place sont surqualifiés pour les postes à pourvoir, ou alors qu’ils ne possèdent pas les compétences nécessaires pour occuper les postes à combler. Vous pourrez alors recourir à diverses techniques comme l’évaluation de performance, l’offre de perfectionnement et de formation, ou la réaffectation de ressources et la restructuration.
Parlez-en!
Lorsque votre plan sera complet, il est fortement recommandé de le présenter aux membres de la haute direction (même si vous en faites partie). Vous pourrez à la fois recueillir leurs commentaires et vous assurer de partager la stratégie organisationnelle de l’entreprise aux joueurs clés.
De grâce, servez-vous de votre plan!
Attention, ne rangez pas votre plan trop loin, vous pourriez en avoir plus fréquemment besoin que vous ne l’imaginer. En effet, la planification des ressources humaines devrait faire partie de votre réflexion lors de la prise de décisions. Après tout, vous y avez mis tant d’efforts: il serait absurde de ne pas les rentabiliser!
En tout temps, demeurez souple quant à l’application de votre plan. Puisqu’il est impossible de prévoir l’imprévisible, il vous faudra peut-être ajuster votre plan à quelques reprises. Ne le percevez pas comme une faiblesse, mais plutôt comme un exercice bénéfique qui offre un portrait précis de vos ressources humaines.
« La bonne personne, au bon endroit, au bon moment, au bon poste » n’est qu’une partie des innombrables tâches reliées aux ressources humaines, mais elle demeure tout de même complexe et importante.
Faites en sorte qu’une planification adéquate vous permette de contribuer aux objectifs de l’entreprise, et du coup, de faire partie des facteurs de son succès!