Est-ce que la direction de l’entreprise vous demande de calculer la productivité de votre équipe? Même si votre réponse immédiate est de dire « Pas de problèmes! », vous vous êtes certainement également dit : « Mais comment est-ce que je suis supposé faire ça?! »
Si vous travaillez dans des environnements de production ou en vente, le calcul de la productivité est plus évident : vous êtes en possession de tous les chiffres requis et il faut simplement calculer la production (ou quantité, ventes, meetings, etc.) versus le temps ou les ressources alloués.
Mais si vous travaillez dans les ressources humaines ou dans le développement de logiciels, où les chiffres ne sont pas omniprésents? La situation n’est pas aussi bien définie dans ces cas-là et il faut faire preuve d’un peu d’inventivité pour calculer la productivité.
On a compris la théorie – maintenant passons aux choses sérieuses!
En tout premier lieu : Définir la productivité de l’équipe
La productivité a une définition différente pour chaque personne, département ou industrie. Toutefois, peu importe le domaine, il faut se rappeler que la productivité n’est pas équivalente au profit et n’est pas non plus une simple mesure du rendement. Après tout, quel intérêt y a-t-il si vous êtes productif mais n’êtes pas efficace et n’offrez pas de valeur ajoutée?
La dure vérité, ce que tout le monde s’en fiche. On s’en fiche que vous ayez 200 contacts si ne vous ne pouvez pas vous en servir dans le contexte de votre travail. On s’en fiche que vous ayez eu 12 meetings avec des clients si aucun n’a abouti en vente. On s’en fiche que vous ayez écrit 7 000 lignes de code informatique pour une application si elle ne sera jamais utilisée. On s’en fiche que vous ayez fait une analyse de travail pour chaque poste dans la compagnie si les résultats ne font que traîner sur un morceau de papier à quelque part.
Le monde s’en contrefiche.
Tout ce dont il faut se soucier quant à la productivité est la quantité de travail de qualité qui est produite dans un délai raisonnable (ou acceptable).
Comment favoriser la productivité du travail de ses employés
La productivité : ” Rapport entre la quantité produite par un agent économique (une entreprise, éventuellement un salarié) ou un bien d’équipement (une machine, un outil) et une quantité de facteurs de production (le travail, le capital) utilisés pour réaliser cette production. ” (du Dictionnaire d’apprentissage du français des affaires).
Calculer la productivité de l’équipe en quatre étapes
Maintenant que la définition est claire, il est temps d’être créatif et de trouver une manière de mesurer la productivité de votre superbe équipe. Ce n’est certainement pas une science exacte (et si c’était le cas, je n’aurais pas besoin d’écrire cet article!), mais j’ai pu consulter plusieurs gestionnaires et propriétaires d’entreprises, ce qui a donné naissance à ce guide en quatre étapes.
Le voici :
1- Définissez ce qu’est la productivité d’équipe pour vous
La première étape logique afin de calculer la productivité de votre équipe est de définir ce qu’est la productivité d’équipe pour vous. Vous pouvez ce faire en vous posant les questions suivantes :
- Quel est le but ultime de l’équipe?
- Quels sont les prérequis pour cela?
- Quand est-ce que vous voulez que ce but soit atteint?
Un exemple : vous voulez que votre équipe de développeurs implémente un nouveau système, et ce, à l’intérieur des six prochains mois. Vous avez votre objectif et votre échéancier – il ne reste plus qu’à assembler les éléments nécessaires pour la réussite.
Ce qui m’amène directement à mon prochain argument.
2- Définissez plusieurs mini-objectifs
On vient de s’entendre sur le fait que votre équipe de développeurs serait productive si elle implémentait le nouveau système en six mois.
Mais allez-vous réellement attendre 6 mois avant d’évaluer le progrès du projet? Qu’allez-vous faire si vous arrivez à échéance et que l’implémentation n’est simplement pas prête? Ou qu’elle est prête, mais infestée de centaines de bogues?
Se maintenir à jour avec le progrès de l’équipe est clairement crucial afin d’être un gestionnaire de haut calibre, mais créer des mini-objectifs pour votre équipe en plus de cela aidera non seulement lors du calcul de la productivité, mais contribuera également à rendre le groupe encore plus productif.
Divisez donc votre but ultime en mini-objectifs ou mini-projets, chacun avec un échéancier plus petit, afin de pouvoir suivre votre progrès de près.
Cette tactique est particulièrement utile et efficace si votre équipe est motivée par des objectifs à court terme. Pensez à évaluer le niveau de motivation des employés afin de leur offrir ce dont ils ont besoin pour être à leur meilleur.
Passons maintenant au troisième argument.
3- Identifiez vos normes et repères
Faites bien votre recherche au préalable! Il y a de bonnes chances que quelqu’un à quelque part ait été dans le même bateau que vous. Qu’a-t-il fait en l’occurrence, comment a-t-il calculé la productivité de l’équipe? Que signifiait ce concept pour lui? Que disent les résultats?
Ressourcez-vous à l’aide d’autres membres de votre industrie et de votre organisation ainsi qu’à partir des données historiques de l’équipe. Servez-vous ensuite de cette information afin d’identifier des points de repère pour définir ce que c’est que d’avoir une équipe productive dans votre contexte spécifique.
Test évaluant le match pour l’emploi: un must pour votre organisation
Ahhh… le match parfait! Et je ne parle pas d’amour. Mais quand on est désespéré de trouver le candidat parfait pour l’emploi, on peut sembler tout aussi découragé que quelqu’un qui essaie de trouver l’amour depuis des années.
4- Mesurez constamment et systématiquement
Ce point est si crucial et évident que vous pensez peut-être que c’est du gaspillage de temps que de le mentionner. Après tout, ici, on essaie de définir les manières de mesurer la productivité.
Tandis que l’acte de mesurer peut sembler intuitif, son importance n’est pas aussi clairement visible.
Dans les postes et les industries où la productivité n’est pas quantitative, la mesure constante et régulière vous permet de comprendre le niveau relatif nécessaire à la production d’une mesure quantitative pour une donnée essentiellement qualitative.
Autrement dit, quand on ne peut pas calculer des chiffres d’entrée et de sortie précis, on peut quand même comparer la valeur d’une semaine relativement à une autre. Est-ce que votre équipe est plus ou moins productive cette semaine que la semaine dernière? De combien?
Assurez-vous de mesurer constamment, et ce, sur une période de temps prédéterminée (une fois par semaine, une fois aux deux semaines, etc.) pour vous assurer que les données soient logiques et utiles.
Et voilà – votre guide pour calculer la productivité de votre équipe. Définissez votre but ultime et créez plusieurs objectifs à court terme spécifiques et réalisables. Tant et aussi longtemps que vous avez des repères et que vous y référez constamment et systématiquement, la mesure de la productivité de votre équipe sera un exercice des plus évidents!
En implémentant ces techniques, il est fort possible que vous vouliez que votre équipe soit plus productive… et c’est une toute autre histoire. Examinez les personnalités des membres de l’équipe ou faites même une analyse complète de celle-ci afin d’avoir un maximum de succès.
Avez-vous des conseils ou des techniques particulières quant au calcul de la productivité? Partagez-les dans les commentaires!