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Comment améliorer la communication entre les départements dans votre entreprise

La communication entre les départements : est-elle en bonne forme dans votre organisation? Que faire pour l’améliorer?

Expérience de l'employé
Environnement de travail
Leadership

Christine Chartrand

VP Services-conseils

mercredi, mars 25, 2015

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Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, la communication efficace entre les départements est d’une importance capitale. Pour des raisons évidentes, avoir un flot constant d’échanges, de suivis et de vérifications peut aider à unifier les employés et à s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’ondes. Toutefois, ce processus n’est pas toujours simple.

Afin d’améliorer la communication entre les départements, il faut comprendre ce qui ralentit ou fait obstacle à ce type d’échange. Est-ce parce que les employés sont physiquement séparés les uns des autres? Ou peut-être que c’est la présence d’approches distinctes et variées qui fait en sorte que certains se sentent plus frustrés que coopératifs?

Quelles que soient les raisons, voici certains éléments à considérer :

Facilitez la communication entre les départements

Oui, bon, vous vous dites sûrement « Un gros merci à vous pour cette astuce SI astucieuse ! » Mais je parle en fait de certaines manières très spécifiques de rendre la communication moins compliquée et plus facile.

Établissez une procédure, une directive guidant l’utilisateur étape par étape, qui peut être suivie facilement. Fournissez des applications de gestion de projet à vos employés; celles-ci pourront les aider à suivre l’évolution du projet de a à z, de la vue d’ensemble jusqu’aux plus menus détails.

Si le département des livraisons doit à tout prix attendre que le département des ventes mette un petit crochet dans la case  « fermé » dans le CRM afin de préparer les colis, alors soyez sûr que cette étape est clairement mise en valeur. Autre exemple : la communication efficace entre le marketing et les ventes. Communément appelée « Smarketing », cette approche est primordiale pour faire avancer les choses dans le but de combiner les équipes de vente et de marketing à travers la communication efficace, le langage commun et la promotion de produits et de services.

La communication, ça ne veut pas toujours dire devoir se lever de son bureau et partir en exploration dans d’autres départements. De nos jours, ça peut être aussi facilement accompli avec un simple accès enregistré en ligne ou avec des programmes qui stockent toute l’information nécessaire à un seul endroit.

Assurez-vous également de planifier des meetings rapides mais obligatoires avec toutes les parties impliquées; célébrez la complétion de certaines phases d’un projet afin que le progrès soit visible et soit cause d’enthousiasme et d’optimisme. Découvrez aussi quelles méthodes de communication sont préférées et donc plus efficaces dans votre organisation, que ce soit le téléphone, le courriel ou les rencontres en personne.

Discutez des désavantages du manque de communication entre les départements

Parfois, les employés ne réalisent pas les répercussions du manque de communication et ils sous-estiment donc son impact sur le projet. Il est temps de les éclairer sur les manières dont un manque de communication ou l’absence de suivi peuvent causer des délais, des incidents, de l’insatisfaction de la part des clients ou même l’épuisement professionnel de collègues.

N’oublions pas de mentionner que la communication inadéquate amène son lot de stress (un stress des plus évitables!). Ce n’est donc pas uniquement le résultat du projet qui est en jeu – c’est le bien-être même de votre main d’œuvre.

Demandez à vos employés comment ils amélioreraient la communication entre les départements

Vous vous rappelez de votre atout le plus précieux? Il a le droit de se faire entendre sur cette question, lui aussi! Vos employés peuvent être une mine d’information et d’expérience pertinentes sur la question. Faites-leur compléter des sondages sur la communication et même sur leur niveau de satisfaction afin d’avoir une image plus claire du fonctionnement de la communication entre les départements dans votre entreprise, et comment celle-ci affecte le travail, l’attitude et la performance. Cela donne une opportunité de se faire entendre aux plus intravertis et à ceux qui n’aiment pas la confrontation.

N’oubliez pas d’ajouter une section pour les suggestions! Il faut non seulement comprendre la communication entre les départements de votre entreprise, mais aussi être préparé à implémenter des solutions.

Différents départements veut dire différentes forces

Cessez d’assumer qu’un autre département fonctionne moins bien parce qu’il fonctionne différemment du vôtre! Les employés en vente ont des qualités très différentes de celles requises de ceux qui travaillent en finances  ou qui font l’évaluation des risques ou le contrôle de qualité. En effet, il peut y avoir un monde de différences dans leur manière de penser, de percevoir une situation ou même dans leur style d’apprentissage!

Améliorer la communication entre les départements veut dire comprendre la réalité quotidienne des autres départements, de se mettre dans leurs souliers, d’être conscient du fait qu’ils peuvent être dotés de qualités et de responsabilités qui conviennent à LEURS rôles, et que vous voyez peut-être les choses d’une toute autre manière – d’une manière qui convient le mieux à votre rôle.

Le manque de compréhension quant au mode fonctionnement des autres départements peut mener au mauvais jugement et à des suppositions fausses. Par exemple, peut-être que vous n’êtes pas conscient du fait que le programmeur doit passer des heures sur un projet que vous estimez à quelques minutes.

Ceci est un exemple d’un manque de compréhension de la quantité de temps et d’énergie que les autres investissent dans un projet commun. Cela pourrait aussi être un exemple du manque d’accès à cette information à sa source… à cause du manque de communication.

Faites vos calculs en fonction des besoins des autres, et non pas de vos besoins

Parmi toutes les informations et conseils que j’ai rencontrés lors de mon cheminement, il y en a un qui est resté gravé dans ma mémoire : celui de l’exercice JFK. Cet exercice propose que les employés ne demandent pas de l’information aux autres départements, mais qu’ils questionnent plutôt les autres départements sur l’information QU’EUX-MÊMES pourraient fournir pour les aider, eux.

Il est si facile de pointer du doigt et de blâmer son manque de connaissances sur le dos des autres, mais il serait tellement plus productif d’offrir plutôt que d’exiger.

Au lieu de demander des choses des autres, ou même de s’attendre à ce que les autres s’occupent de nous, on devrait plutôt se concentrer sur les manières dont on pourrait offrir notre support. Les membres des autres départements dans l’entreprise n’ont peut-être pas la même expertise, le même niveau d’accès à l’information ou les mêmes qualités que celles dont nous sommes dotés, et ils pourraient donc bénéficier de notre aide.

Posez-vous la question : qu’est-ce que je pourrais faire afin de contribuer à enrichir les autres départements? Vous pourrez ainsi être proactif et faire partie intégrante de la solution!

Revisitez le but commun

Les départements ont beau avoir des personnalités différentes, des forces distinctes et des manières de fonctionner variées, si vous essayez de mettre en valeur les objectifs partagés, la morale des troupes en bénéficiera, ainsi que la communication entre les départements. De cette manière, le  focus n’est plus sur une méthode x ou y, mais sur le bien commun, sur le but ultime.

Parfois, il faut simplement accepter la présence d’un désaccord et mettre les différends de côté afin d’accomplir un objectif commun. S’il y a lieu, demandez-vous si le conflit entre les gestionnaires de différents départements est causé par une contradiction d’objectifs ou simplement par des personnalités incompatibles.

Il s’agit de rappeler à vos employés qu’après tout, ils cherchent tous à atteindre le même but. Il est épatant de voir à quel point la majorité devient aveugle à la vue d’ensemble lorsqu’elle fait face à de la résistance de la part des autres. Remettez-les sur le droit chemin! Atteindre un but commun fera d’eux une équipe unie et couronnée de succès.

La communication entre les départements n’est pas toujours facile, mais il y a moyen de l’améliorer. Essayez de proposer des méthodes afin de faciliter l’échange d’information et informez vos employés des conséquences du manque de communication. Recherchez les opinons et les suggestions sur la matière et mettez en valeur le fait que les approches ont beau être différentes d’un département à l’autre, chacune a ses propres atouts qui contribuent au bien commun. Informez les employés des forces uniques de différents départements et suggérez qu’ils offrent plutôt que de demander. Souvenez-vous qu’en bout de ligne, tout le monde partage un objectif commun et que s’ils en sont conscients, les petits détails sembleront sûrement moins dramatiques.

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