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L’accueil d’un nouvel employé, ou le processus d’accueil et d’intégration, pourrait vous paraître comme le moindre de vos soucis RH. Cependant, c’est une étape cruciale qui suit le processus d’embauche. Plus officiellement, le processus d’accueil et d’intégration (ou onboarding) est un terme qu’on utilise dans les entreprises pour faire référence à l’intégration d’un nouvel employé dans l’équipe ou dans l’organisation. Étonnamment, peu d’entreprises emploient ce processus.

Pourquoi est-ce étonnant? demandez-vous. Le « onboarding n’est pas si important que ça » est une déclaration que je conteste fortement. Et si vous faisiez vous-même une analyse du roulement de votre personnel : la majorité des employés qui quittent ont-ils été employés pour une période de moins de 6 mois? Il y a bien des chances que ce soit le cas, et vous êtes dans le même bateau que la plupart des autres entreprises.

 

L’importance d’un onboarding efficace au moment de l’accueil d’un nouvel employé dans l’équipe

Si vous croyez que votre processus de recrutement et de sélection est efficace, comment expliquer pourquoi vos nouveaux employés n’arrivent pas à s’intégrer? N’aimaient-ils pas le travail? Ont-ils perdu toute motivation? Étaient-ils moins performants qu’ils auraient dû l’être? Croyez-le ou non, les réponses à ces questions dépendent d’un processus d’accueil et d’intégration efficace.

Toutefois, si vous arrivez à bien accueillir un nouvel employé dans votre équipe et dans votre entreprise, vous pouvez vous attendre non seulement à des niveaux d’anxiété moins élevés et moins d’ambiguïté de rôles, mais vous pourrez aussi remarquer un degré d’engagement plus élevé envers votre organisation, un meilleur rendement au travail et un taux de roulement moins élevé.

Je sais ce que vous devez penser : « Est-ce possible qu’un mauvais onboarding puisse faire autant de tort? » La réponse est : OUI! De plus, plusieurs études et recherches ont été faites par des experts qui le confirment. Quelle est donc la raison pour laquelle les entreprises n’accueillent pas leurs nouveaux employés plus activement? À vrai dire, je n’en ai aucune idée! Heureusement, tout ce que vous avez à faire maintenant, c’est de suivre ces 5 étapes, et vous serez en bonne voie de devenir un grand leader RH!

 

Étape 1 : connaissez votre public!

Ceci est probablement la première règle des affaires (et si elle ne l’est pas, elle devrait l’être!). C’est vraiment très simple : vous devez savoir avec qui vous traitez afin de fournir à cette personne les choses dont elle a besoin, ce qui vous permettra d’obtenir ce que vous voulez en retour.

Compte tenu que l’accueil et l’intégration consiste essentiellement à montrer au nouvel employé son rôle, ses fonctions, la culture organisationnelle, etc., il est aussi important que vous appreniez à connaître la personnalité de cet employé. Apprend-il mieux quand on lui dit quoi faire, ou préfère-t-il une approche plus pratique? Préférerait-il une journée d’orientation organisée, ou préfère-t-il la spontanéité? Aimerait-il rencontrer ses nouveaux collègues lors d’une grande rencontre, ou est-ce qu’une rencontre individuelle serait moins intimidante pour lui?

Les réponses à toutes ces questions – et à beaucoup d’autres – ne se trouvent pas dans un CV et ne peuvent pas être obtenues pendant une entrevue d’une heure. Cependant, vous pouvez les trouver si vous connaissez la personnalité de votre nouvel employé.

Demandez-lui donc de faire un test psychométrique AVANT de l’accueillir dans votre équipe. Les résultats vous donneront un très bon aperçu de la personnalité de l’employé, de sa façon d’apprendre et de ses sources de motivation. Ils vous diront également s’il est à l’aise dans de grands groupes et quel est leur résistance à la pression.

Ainsi armé, vous pourrez mieux vous préparer pour assurer que vos efforts quant à l’accueil d’un nouvel employé ne soient pas faits en vain. Toutefois, assurez-vous de choisir le bon test!

 

Étape 2 : préparez-vous

Plusieurs individus dans l’entreprise, et surtout ceux de l’équipe, ont besoin de se préparer pour accueillir un nouvel employé. Voici quelques choses que vous devez faire à cette étape :

  • Assurez-vous que l’équipe sache la date d’arrivée du nouvel employé.
  • Préparez une chemise ou un cartable dans lequel le nouvel employé trouvera les documents importants portant sur l’organisation et sur l’emploi.
  • Planifiez le programme de la journée pour le nouvel employé (p. ex. 8h à 9h : visite du bureau, 9h à 10h : rencontre avec supérieur immédiat, 10h à 11h : présentation des politiques et procédures de l’organisation, etc.).
  • Préparez le lieu de travail du nouvel employé (p. ex. téléphone, ordinateur portable, papeterie, nettoyer la surface de travail, etc.).
  • Commandez les fournitures nécessaires.
  • Assurez-vous que le nouvel employé a tous ses accès (mots de passe, carte magnétique, etc.)
  • Appelez le nouvel employé pour confirmer la date, l’heure et le lieu de sa première journée.

Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive, mais que les points qui s’y trouvent devraient être respectés. Par contre, vous pouvez faire l’effort supplémentaire pour que votre nouvel employé se sente le bienvenu, surtout si vous voulez pleinement tirer profit d’un onboarding efficace. En effet, le nouvel employé appréciera certainement que vous équipiez ses nouveaux collègues de porte-noms, que vous organisiez un dîner pour lui et son nouveau gestionnaire, et que vous affichiez un écriteau « Bienvenue! » lors de son arrivée.

 

Étape 3 : un sourire contribue énormément

Commencer un nouvel emploi dans une nouvelle entreprise est intimidant pour tout le monde. Que le nouvel employé soit un diplômé récent ou un gestionnaire, le changement fait toujours un peu peur (ou fait très peur!).

Assurez-vous d’accueillir le nouvel employé à l’entrée, et accueillez-le avec un grand sourire! Vous ne voulez pas mettre de pression sur le nouvel employé avant même qu’il ne commence, et voir un sourire amical est la première chose qui peut l’aider à se sentir plus à l’aise.

 

Étape 4 : commencez par la base

En effet, le but ultime du processus d’accueil, c’est de favoriser l’intégration efficace d’un nouvel employé en ce qui concerne son poste, l’équipe et l’entreprise; il est donc essentiel que vous commencez par la base. Voici le strict minimum des sujets desquels vous devez traiter aussitôt que l’employé commence :

  • Une visite du bureau;
  • Présenter les collègues;
  • Discuter des fonctions et des responsabilités;
  • Bien définir ce qu’on attend de lui en matière de rendement;
  • L’informer des politiques et procédures de l’entreprise;
  • Élaborer sur la culture organisationnelle ainsi que sur le code de conduite;
  • Lui faire part de ses obligations envers l’entreprise et des obligations de l’entreprise envers lui;
  • Partager de l’information quant à la dynamique de l’équipe.

Ne vous contentez pas simplement de lui faire part de toute cette information, mais il est aussi important d’en faire une démonstration quand vous le pouvez. Cela l’aidera à avoir une meilleure idée quant à ce à quoi il doit s’attendre, et quant à ce qu’on attend de lui en retour.

 

Étape 5 : la rétroaction

Tout le monde devrait considérer la rétroaction comme de « l’information gratuite ». L’information est une chose très, très précieuse, et si vous pouvez l’obtenir gratuitement, pourquoi pas?! Vous n’avez qu’à prendre une demi-heure à la fin de la journée pour voir comment va le nouvel employé. Est-ce que le travail correspond à ses attentes? Est-ce qu’il se sent anxieux? Y a-t-il quelque chose à propos duquel il est incertain?

Cela ne contribuera pas non seulement à ce que le nouvel employé se sente impliqué et bien traité, mais cela vous donnera aussi l’occasion de résoudre un problème avant qu’il ne survienne. C’est toujours mieux d’être proactif que réactif, surtout quand vient le temps d’accueillir un nouvel employé dans l’équipe.

 
Les ressources humaines sont un atout, et on devrait les considérer comme tel. Après avoir dépensé de grandes sommes d’argent dans le recrutement et la sélection des bonnes personnes, la dernière chose que vous voulez, c’est de devoir recommencer parce que les nouveaux employés « ne s’attendaient pas à ce genre de travail » ou parce qu’ils « n’étaient pas aussi performants qu’ils auraient dû l’être ».

Suivez donc ces 5 étapes faciles, et vous serez en bonne voie pour un meilleur rendement organisationnel. Vous ne me croyez pas? Essayez-le! Qu’avez-vous à perdre?

Leen Sawalha

L'intérêt de Leen Sawalha sur les effets de la motivation et de comportement sur ​​les entreprises lui a permis d'obtenir un baccalauréat en psychologie et d'un second baccalauréat en commerce spécialisé en gestion des ressources humaines. Actuellement dans le processus d'acquisition de son MBA, l'expertise de Leen se manifeste dans l'intégration des deux disciplines pour améliorer l'efficacité du capital humain en entreprise.

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