L’offre d’emploi (ou la description de poste, ou la description d’emploi) est primordiale dans la gestion des ressources humaines. Résultant d’une analyse d’emploi, l’offre d’emploi mentionne typiquement le titre du poste, la description des tâches et des responsabilités, les spécifications du travail ainsi que les normes de rendement.
Cependant, malgré son importance, plusieurs entreprises ont encore de mauvaises descriptions de postes ou même des postes n’ayant aucune description du tout!
Toutefois, avant de nous pencher sur comment rédiger une offre d’emploi, je crois qu’il est essentiel que nous soulignons d’abord son importance! De quelle façon? En vous expliquant pourquoi elle est importante.
Les offres d’emploi : ne sont-elles pas uniquement réservées aux affichages de postes?
La réponse est NON! L’information que vous retrouvez dans l’offre d’emploi constitue la base de presque toutes les fonctions RH. Afin d’accomplir ces fonctions adéquatement, que ce soit le recrutement, la sélection, les aspects juridiques, la formation et le développement, les évaluations de rendement ou la rémunération, une offre d’emploi est indispensable.
Le recrutement et la sélection
Ce n’est pas difficile de voir pourquoi une offre d’emploi est essentielle pour le recrutement et la sélection. Quand vous avez une bonne idée de la sorte de personne que vous recherchez, et quand vous avez une liste bien définie des connaissances, des compétences et des habiletés requises pour assurer une bonne performance, ce sera facile pour vous de voir si les candidats potentiels satisferont à vos exigences.
Les aspects juridiques
Une offre d’emploi permet également à votre entreprise d’éviter des problèmes juridiques, notamment en ce qui concerne la discrimination. Dans le passé, et même encore aujourd’hui, les entreprises avaient des définitions d’emploi qui faisaient preuve de discrimination contre les personnes de certains groupes spécifiques. Que vous en soyez conscients ou non, vous pouvez aussi être en train de pratiquer la discrimination contre certains individus. Voilà pourquoi écrire une offre d’emploi est bénéfique pour les entreprises : elle leur permet de définir les exigences de l’emploi objectivement et de façon non discriminatoire.
La formation et le développement
En ce qui concerne la formation et le développement, les évaluations de rendement et la rémunération, les offres d’emploi vous servent de référence quand vous devez évaluer vos employés. Par exemple, si vous voulez offrir une promotion à un employé, et que la description du poste en question exige la maîtrise des logiciels de traitement de texte, vous pouvez aisément voir si une formation sera nécessaire!
Les évaluations de rendement
Si vous avez bien rédigé votre offre d’emploi, elle devrait bien définir les normes de rendement. Grâce à ces lignes directrices, vous pourrez évaluer vos employés tout en vous assurant que votre évaluation ne soit pas injuste ni biaisée.
La rémunération
Finalement, une offre d’emploi doit inclure une liste des connaissances, des aptitudes, des certifications, des formations, etc., requises pour le poste. Ce sont ces facteurs qui déterminent le montant de la rémunération. Ils font également en sorte que tous les employés de l’entreprise soient rémunérés comme il se doit : à travail égal, salaire égal!
Nous arrivons donc à la conclusion qu’une description de poste constitue une des bases essentielles de toutes les fonctions RH, mais comment s’y prendre pour rédiger une offre d’emploi?
Vous ne pouvez pas rédiger une offre d’emploi sans d’abord procéder à une analyse d’emploi!
Afin de pouvoir recueillir toute l’information qui se trouve habituellement dans l’offre d’emploi, vous devez procéder à une analyse du poste et de l’emploi. Il est important que vous compreniez en quoi consiste l’emploi, et que vous identifiez le comportement, les connaissances, les compétences et les habiletés clés. Vous devez également identifier les tâches et les responsabilités, ainsi que le niveau de performance requis.
Il existe plusieurs manières de recueillir cette information :
L’observation
Faire l’observation d’un poste est exactement ça : vous ne faites qu’observer! Cela vous aidera à mieux comprendre l’emploi et les tâches et responsabilités quotidiennes qui en découlent. Grâce à l’observation, vous verrez ce que l’employé fait, comment il le fait et quand il le fait.
Des questionnaires
Si vous n’êtes pas spécialisés dans un domaine en particulier, il se peut que vous ayez beaucoup de difficulté à déterminer les exigences d’un poste, même si vous êtes bon observateur. C’est à ce moment-là que des questionnaires peuvent vous être très utiles! Distribuez-les aux employés qui occupent actuellement le poste, ainsi qu’à leurs supérieurs immédiats, afin d’avoir une meilleure compréhension des tenants et aboutissants du poste. Cela vous permettra de rédiger une offre d’emploi plus précise.
Des évaluations
Les évaluations font la différence entre la rédaction d’une bonne offre d’emploi et d’une excellente offre d’emploi. Penser qu’une offre d’emploi ne fait que « décrire un poste » relève en quelque sorte d’une étroitesse d’esprit. Le but ultime d’une offre d’emploi, c’est de déterminer qui est réellement la meilleure personne pour le poste. Il ne faut pas seulement des caractéristiques comme la connaissance et la compétence, mais il existe d’autres aptitudes qui font en sorte que certaines personnes soient exceptionnellement performantes.
Comment rédiger une offre d’emploi avec AtmanCo
Quelles sont donc ces « évaluations » que j’ai mentionnées? La psychométrie, bien entendu! Le test Atman est une évaluation scientifiquement validée qui mesure un bon nombre de dimensions de la personnalité. En mesurant la structure de pensée, la motivation, le leadership, la sociabilité et la résistance à la pression d’une personne, le test Atman peut vous révéler sa personnalité, ses forces et ses réflexes naturels face à certaines situations.
Alors, comment pouvons-nous nous servir de ce test Atman pour rédiger une offre d’emploi? Vous n’avez qu’à procéder comme suit :
- Étape 1 : Demandez à vos employés les plus performants, qui occupent un poste en particulier, de compléter le test Atman.
- Étape 2 : Faites l’analyse des traits de personnalité et des caractéristiques que ces employés ont en commun.
- Étape 3 : Incorporez les résultats que vous obtenez dans l’offre d’emploi!
Voici un exemple de ce procédé. Vous comptez rédiger une offre d’emploi pour un poste dans un des plus grands départements de votre entreprise : représentant du service à la clientèle. La première chose à faire est de réaliser une analyse d’emploi. Vous observez donc les activités quotidiennes de ces employés, et vous identifiez quelles connaissances et compétences sont requises pour le poste (p. ex. compétences en informatique, GRC, etc.).
Ensuite, vous distribuez des questionnaires aux employés et à leurs gestionnaires pour avoir plus d’information : y a-t-il parfois des projets spéciaux qui ne surviennent pas tous les jours? Ont-ils l’impression d’avoir été bien formés? À quoi se réfèrent-ils pour évaluer la performance? Par la suite, vous analysez les résultats des évaluations de rendement des employés les plus performants ainsi que les commentaires des gestionnaires à leur sujet.
Vous demandez ensuite à ces employés de compléter le test Atman afin de voir les traits de personnalité qu’ils ont en commun et qui pourraient être considérés comme des facteurs de succès. Lorsque vous voyez que 80 % des employés très performants sont des individus axés sur les résultats, extravertis, affirmatifs et très résistants à la pression, vous pouvez être certains que ce sont là des caractéristiques essentielles à la réussite!
Après que vous ayez fini les analyses et les tests, tout ce que vous avez à faire, c’est de faire le résumé de vos résultats avec des mots simples et concis pour énoncer le titre du poste, la description des tâches et des responsabilités, les connaissances et les aptitudes requises, les normes de rendement et les « autres attributs » qui assurent une performance exceptionnelle.
Et voilà! Rappelez-vous de toujours garder vos descriptions de poste à jour, et n’ayez pas peur de profiter des évaluations externes afin que vos descriptions soient les meilleures possibles. Après tout, si vous allez faire quelque chose, faites-le comme il faut!