Changement. Ce mot vous fait peur? Non, surtout pas à vous, gestionnaire à l’écoute qui présente une attitude optimiste et de l’ouverture d’esprit face à l’évolution de votre entreprise et de votre industrie….
Mais entre nous, n’y a-t-il pas dans le changement une part d’incertitude qui rend perplexe? Qu’à cela ne tienne, un défi anticipé est un défi beaucoup plus facile à aborder : voici donc quelques défis relatifs à la gestion du changement et des pistes pour en sortir vivant!
Changement d’image de marque, restructuration, modernisation, développement de nouveaux produits, optimisation des procédures, mondialisation, alouette! Les possibilités de changements dans une entreprise sont nombreuses… et les défis qui s’y rattachent le sont tout autant.
Bonne nouvelle, il y a des pistes de solutions pour (pratiquement) tous les enjeux qu’engendre le changement. Êtes-vous prêt? Cela vous demandera beaucoup de réflexion, de temps et d’action – mais vous en êtes capables!
On ne fait pas d’omelette sans casser d’œufs
Mais devez-vous absolument y passer la douzaine? Les phases de changements réussies contribuent au succès d’une entreprise. Cela dit, les phases de changement ratées nuisent à cette dernière et peuvent même la mener à sa perte.
Avant d’entreprendre quelque changement que ce soit, assurez-vous que sa portée ait été mesurée dans un plan stratégique clair. Qui plus est, ce plan précis vous permettra d’avoir un portrait global de l’avenir de l’entreprise et facilitera le partage de cette vision à tous les niveaux de l’organisation.
De plus, assurez-vous d’être en accord avec ces changements (malgré toutes les oppositions personnelles que vous pourriez avoir). Votre enthousiasme et votre conviction sont des outils qui vous seront nécessaires tout au long du processus.
RH, trouvez et prenez votre place!
Si dans certaines entreprises l’équipe RH est un pilier organisationnel fort, dans plusieurs autres, les ressources humaines ne sont pas encore considérées et utilisées à leur pleine valeur. Les phases de changement sont parfois même dirigées en vase clos par les gestionnaires de projets ou par des « change managers », écartant de ce fait les ressources humaines.
Jouez du coude ou partez en campagne de charme, mais de grâce, faites tout en votre pouvoir pour être impliqués dans les changements. Une fois les changements mis en branle, c’est vers vous que se tourneront les employés. Soyez prêts!
Le sempiternel manque de moyens
Les ressources humaines, comme la plupart des autres départements d’une entreprise, n’y échappent pas : les ressources ne sont pas infinies. Le budget annuel limité doit être investi dans plusieurs projets à la fois, alors que le personnel restreint doit être plus polyvalent que jamais. Comment réussir la gestion du changement dans de telles conditions?
Aiguisez votre crayon, vous aurez besoin de planification et d’un brin de créativité. La durée nécessaire des changements est proportionnelle à l’ampleur de ces derniers. S’il s’agit d’un projet majeur, assurez-vous d’en être informé le plus tôt possible. Vous serez ainsi en mesure de négocier le budget nécessaire pour vos opérations de ressources humaines et le cas échéant, de répartir les dépenses et les investissements sur plusieurs périodes, trimestres ou années.
Songez aussi à coopérer. Développez une étroite collaboration avec le département de communication (ou toute autre équipe connexe) et répartissez le budget et les efforts liés aux actions de changement à poser auprès du personnel.
Faites vite, mais prenez votre temps!
Établissez un échéancier des changements : prévoyez des délais réalistes et insérez-y des moments tampons pour les imprévus.
Si certains changements doivent être en vigueur rapidement, le temps demeure quand même un enjeu. Il faudra laisser le temps aux employés d’apprivoiser le changement afin d’en minimiser l’impact sur leur quotidien. Tenez-en compte dans votre planification.
Laissez le personnel cheminer
Selon la nature du changement, un petit pourcentage des employés sera totalement rebuté, un autre sera complètement enthousiaste, alors que la majeure partie du personnel sera indécise quant à ces changements. Quoi qu’il en soit, la totalité des employés traversera les phases de la préoccupation.
La théorie des phases de la préoccupation soutient que lors d’une période de changement, un employé suit une séquence évolutive d’environ sept comportements et réactions. Débutant par l’absence de préoccupation, la réflexion d’un employé passe ensuite à l’analyse des effets du changement sur lui-même, puis sur l’organisation. L’employé se questionne ensuite sur la nature de ce changement et fait graduellement place à une ouverture à l’application du changement. Dans le meilleur des cas, l’employé fait preuve de collaboration et parfois même, démontre un désir d’amélioration et d’innovation.
Prenez garde, il ne s’agit pas d’une recette! Les employés ne complètent pas tous la totalité de ces sept phases, certains termineront leur cheminement à l’application du changement : ils feront ce qui leur est demandé, sans plus.
Retenez surtout que le changement préoccupe les employés et affecte leur mobilisation; la réussite exige du temps et du dévouement de la part de chaque membre du personnel.
Il est possible de survivre à l’insatisfaction, la fermeture d’esprit et le refus
Aussi magistrales et fantastiques les modifications apportées dans l’entreprise peuvent-elles être, il n’en demeure pas moins qu’une partie des employés n’y percevra pas le bénéfice que vous annoncez.
Ce n’est pas de votre faute, l’être humain est fondamentalement résistant au changement. Heureusement, l’être humain est également sensible et intelligent, ce qui vous permettra de transformer cet état de refus en engagement.
Notez que le refus et la fermeture d’esprit ne sont souvent que des témoignages d’incompréhension et de peur du changement. Permettez donc aux employés mécontents de s’exprimer et de remettre en question les décisions. Offrez-leur une écoute active et prenez le temps de répondre à leurs questions.
Puisque l’inconnu peut être inquiétant, faites en sorte que les changements soient communiqués clairement, faisant tranquillement place à la compréhension, l’acceptation et le ralliement.
La communication – évidente, mais pas si simple
Les employés voudront comprendre les changements, n’est-ce pas là une démonstration de leur mobilisation? Optimisez ainsi cet intérêt en multipliant les actions de communication.
Dans un premier temps, ralliez les gestionnaires en leur partageant la nouvelle vision de l’entreprise et la tangente qu’elle empruntera. Ils sont vos alliés, assurez-vous qu’ils agiront en transmetteur positif auprès des employés, et non pas en goulot d’étranglement en gardant jalousement l’information pour eux.
Faites votre deuil, la plupart des communications institutionnelles ne sont pas lues en totalité et oh douleur, ne sont parfois pas lues du tout. Transmettez donc les changements et leurs impacts par différents canaux : les courriels certes, mais également des initiatives comme des capsules vidéo dynamiques et des séances d’informations revisitées comme un déjeuner avec le président ou encore un lunch and learn. Osez aller plus loin, organisez un concours interne visant à augmenter la notoriété et la compréhension des changements à venir.
Vous ne pourrez pas passer à travers une phase de changements sans une communication efficace – consacrez-y le temps et les efforts nécessaires.
Un personnel préparé et formé
Pour des changements qui se dérouleront avec le plus de fluidité possible, appuyez-vous sur les forces des ressources humaines déjà en place, et plus que jamais, prenez soin d’affecter les employés aux postes qui conviennent le mieux à leur profil respectif.
Voilà un moment idéal pour recourir à votre plan de ressources humaines. Une vision claire vous permettra également de réussir les phases de changement, tout en favorisant la mobilisation des employés.
De plus, prévoyez des formations afin que les employés puissent s’approprier les nouveautés, et au besoin, offrez des séances de perfectionnement des compétences.
Reconnaissez et célébrez
Partagez la réussite et les retombées positives des changements. Après avoir demandé un si gros effort aux employés, il serait maladroit de les tenir loin des résultats de leur implication. Contribuez ainsi à mobiliser les employés en célébrant avec eux cette phase clé du développement de l’entreprise.
En somme, ne perdez jamais de vue votre rôle au détriment des objectifs et des stratégies de l’organisation. Assurez-vous d’être au service à la fois de l’entreprise et de ses employés.
Bien que les changements en entreprise ébranlent le personnel (dont vous faites partie), demeurez sensibles aux questions humaines, après tout, il s’agit là d’une richesse inhérente de l’organisation.
Le changement? Amenez-en!