Avec la pandémie, du jour au lendemain, les employés et gestionnaires ont dû improviser de nouvelles façons de travailler et de collaborer à distance. De telle sorte que le besoin de télétravail s’est fortement accentué au cours des derniers mois et sa fonction dans l’entreprise est passée d’un avantage plus ou moins stratégique à une nécessité vitale.
Les dirigeants et surtout les professionnels des ressources humaines doivent désormais identifier quels sont les talents nécessaires pour être efficace en télétravail dans un contexte de crise et d’incertitude. Vos employés et gestionnaires doivent continuer à s’adapter à cette nouvelle réalité et vous pouvez les soutenir afin d’assurer la continuité des affaires.
Dans ce blogue, nous vous présentons les huit compétences nécessaires pour qu’une personne puisse être un travailleur à distance efficace en contexte d’incertitude, les raisons de leur importance ainsi que des conseils et des astuces pour aider à les développer.
Bonne lecture!
1. Tolérance a l’ambigüité
En contexte de crise, la tolérance à l’ambiguïté est une compétence clé qui permet de garder l’esprit ouvert et d’être bien disposé à donner le meilleur de soi dans un environnement incertain. Les employés tolérants à l’ambiguïté auront besoin de moins de soutien lorsque le contexte est équivoque. Ils pourront facilement s’adapter, agir avec souplesse dans des situations de changement et d’incertitude et face à des problèmes flous et abstraits. Comme ils sont plus à l’aise avec les zones d’inconnus, ils s’ajustent avec moins de résistance aux nouvelles stratégies et façons de fonctionner. Ils ont plus de facilité à rester dans un état positif, ce qui contribue à maintenir une bonne ambiance et un climat de travail qui favorise le bien-être et la performance.
Pour augmenter leur tolérance à l’ambiguïté, les employés peuvent suivre le conseil suivant : lorsqu’une procédure ne semble pas claire ou que vous n’avez pas toutes les données en main, gardez en tête que les choses se clarifient souvent en cours de route, que les erreurs et les itérations permettent d’apprendre et d’apporter des changements positifs et opportuns. Il est important de faire confiance au processus, de s’assurer d’avancer malgré la peur. Il est aussi utile de minimiser les manifestations de frustrations et de critiques qui pourraient miner le moral des autres membres de l’équipe. Une autre approche intéressante consiste à se donner comme mandat d’aider son équipe à structurer la nouvelle normalité.
2. Adaptabilité
L’adaptabilité est primordiale en contexte de crise. Les employés adaptables ont la capacité de se remettre en question et d’être flexibles, ouverts et créatifs face aux obstacles et aux nombreux changements.
Pour développer cette compétence, les employés peuvent se fixer comme objectif de sortir de leur zone de confort au moins une fois par semaine en proposant une nouvelle façon de fonctionner, se donner comme défi de faire les choses qu’ils hésitent à faire depuis un moment, qu’ils n’ont pas envie de faire ou qui sortent de l’ordinaire et de leur routine habituelle. Ceci les incitera à utiliser des méthodes différentes et à essayer des choses nouvelles. Il est aussi recommandé de prendre des notes sur ce qu’ils ressentent après l’avoir fait afin de renforcer le sentiment de satisfaction et de leur permettre de percevoir les bénéfices associés à leur nouvelle approche plus flexible.
3. Gestion des priorités
La capacité de gérer les priorités et de se concentrer sur l’essentiel dans un contexte de télétravail et de crise permet de livrer des résultats en dépit de la charge de travail colossale et des changements plus nombreux qu’à la normale. Il est important de savoir utiliser de manière optimale son temps afin de maximiser sa performance et son efficacité. Lorsque les employés maitrisent cette compétence, cela leur permettra de mieux gérer le temps accordé au travail, de réduire leur stress et d’être prêts face à l’imprévu.
Afin d’améliorer leur compétence en gestion des priorités, les employés peuvent identifier ce qui est urgent et important dans le cadre de leurs fonctions ainsi que ce qui est secondaire et ce qui peut être délégué (quand cela est possible). Pour prioriser leurs actions, ils peuvent utiliser une échelle de cotation ou de couleur (p. ex. : 9-8=urgent; 7-6=importants; 5-4=peut attendre 1 semaine; 3-2=peut attendre 2 à 3 semaines; 0-1=à déléguer), en considérant les activités qui ont le plus de valeur ajoutée, les activités qui ont le plus d’impact sur les revenus, le contrôle des dépenses et la pérennité de l’entreprise. En ce temps où les enjeux sont importants, les employés et particulièrement les gestionnaires doivent apprendre à maitriser l’art de mettre les efforts là où cela compte vraiment et d’assumer avec assurance leur choix de priorités.
4. Persévérance
La persévérance est un ingrédient particulièrement important pour atteindre les objectifs fixés, malgré les nombreux obstacles que chaque entreprise rencontre depuis les derniers mois. Les employés persévérants n’abandonnent pas facilement, possèdent une bonne humeur difficile à altérer, gardent en vue leurs objectifs sans se laisser décourager par les revers et sans prendre les refus ou la critique de manière trop personnelle. La persévérance est donc une caractéristique très précieuse.
Afin d’améliorer cette compétence, il est conseillé d’élaborer une liste des tâches et de responsabilités clés nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et qui contribuent le plus à la sortie de crise. Parmi celles-ci, ciblez les moins agréables et dont vous avez tendance à retarder l’exécution. Identifiez ce que vous n’avez pas réalisé et qui vous stresse, car vous avez déjà trop attendu. Ensuite, prévoyez systématiquement deux heures chaque semaine pour effectuer les tâches/responsabilités pour lesquelles vous avez tendance à procrastiner. Nommez cette période le moment anti-procrastination et assurez-vous de vous y mettre avec beaucoup d’énergie en agissant sur ce qui vous tente le moins et qui vous demande beaucoup d’énergie. Portez ensuite attention à la satisfaction ressentie à faire les bonnes choses qui contribuent à assurer l’atteinte de vos objectifs et maintenez vos bonnes habitudes.
5. Orientation vers l’action
Les employés orientés vers l’action auront envie de faire avancer les choses, individuellement ou en groupe. La maitrise de cette compétence permet de demeurer motivé et en action dans des contextes de changement et d’incertitude.
Pour une attitude orientée vers l’action, il est nécessaire de bouger rapidement sans avoir toute l’information disponible. Il faut avoir la volonté d’attendre les défis, de ne pas se laisser neutraliser par le stress et les incertitudes ni craindre de se tromper ou de se faire critiquer. Pour améliorer cette compétence, lancez-vous dans l’action, même s’il y a un certain niveau d’inconnu et d’incertitude. Acceptez de travailler en mode agile, de commencer les projets en tenant pour acquis qu’il y aura des itérations et des modifications en cours de route (et c’est normal). Il faut accepter le fait que les choses vont continuer à changer, particulièrement en période de crise.
6. Gestion du stress et des émotions
De nombreux facteurs peuvent causer un stress négatif : une surcharge de travail ou de responsabilités, des objectifs irréalistes, des moyens insuffisants ou indisponibles, un sentiment de ne pas avoir de contrôle sur la situation, un climat professionnel toxique, etc. Le nouveau contexte de crise et de télétravail a révélé toute l’importance de savoir gérer son stress et ses émotions au travail. Une bonne gestion du stress amène à mieux se connaitre, à mieux agir et à mieux gérer son énergie au long terme.
Pour développer cette compétence, les employés doivent s’assurer de maintenir une saine hygiène de vie (alimentation, activité physique, sommeil, lien social même à distance). Il faut prendre conscience de ce qui draine de l’énergie au travail puis prendre des moyens pour remédier à la situation. Chaque employé à la responsabilité d’établir ses limites, de demander qu’on le/la sollicite pour ses forces naturelles et qu’on mise sur ses talents naturels. Chaque organisation a aussi le devoir de faire un examen de conscience pour donner des objectifs réalistes et les ressources nécessaires pour les atteindre. Plus que jamais, chaque organisation a la responsabilité de mettre des balises pour encadrer le fonctionnement en mode télétravail afin qu’il empiète le moins possible dans la vie privée de chaque employé. Par exemple, déterminez des plages horaires dans lesquelles vos employés n’auront pas l’autorisation d’organiser des rencontres virtuelles (p. ex. avant 9 h, le midi, après 17 h). Vous formalisez ainsi un message clair et minimisez les possibilités de surmenage.
7. Confiance en soi
La confiance en soi est cette capacité de croire en son potentiel et ses habiletés, à démontrer de l’assurance et à être peu influencé(e) par un besoin de plaire. Cela permet de prioriser et de faire des choix et des demandes pour les bonnes raisons et en temps opportun.
Le développement de la confiance en soi peut facilement représenter le travail d’une vie, mais vos employés peuvent débuter simplement en s’assurant de toujours se poser les questions suivantes lors de prises de décisions ou d’interactions avec les autres :
- Est-ce que je prends cette décision pour faire plaisir à quelqu’un ?
- Si je n’avais pas besoin de plaire, est-ce que je prendrais la même décision ?
- Est-ce qu’un ou une collègue qui a très confiance en soi prendrait les mêmes décisions que moi ?
- Est-ce que ce ou cette même collègue confiant(e) oserait prendre en charge ce projet ou cette responsabilité s’il ou elle avait les mêmes atouts que moi ?
- Est-ce que j’attends ou j’évite de bouger par manque de confiance ?
- Est-ce que j’évite de demander de l’aide ou de déléguer par manque de confiance ou par peur de déplaire ?
Ces questions permettent de ne pas se laisser diriger par la peur de déplaire et le manque de confiance. Elles aident à prendre le contrôle en se mettant en action et en prenant les bonnes décisions, même si elles sont difficiles ou impopulaires.
8. Communication interpersonnelle
Il est plus complexe que jamais d’optimiser les communications interpersonnelles dans un mode de télétravail et d’incertitude. La communication interpersonnelle passe d’abord par la capacité à favoriser une communication bidirectionnelle optimale et adaptée aux individus et aux contextes. Les employés qui la maitrisent arrivent à mieux communiquer à propos d’eux-mêmes, de leurs motivations, de leurs attentes et à passer des messages directs tout en favorisant la collaboration.
Pour les employés qui souhaitent développer cette compétence, il leur faudra avant tout apprendre à écouter activement les autres sans les interrompre, à tenter de les comprendre, à se mettre à leur place (empathie) et à être attentifs au langage non verbal. Écouter activement, c’est aussi valider sa compréhension et reformuler le message de son interlocuteur, au besoin. Il est primordial que chaque employé soit conscient des émotions qu’il ou elle vit et de l’impact de ses messages sur les autres.
Chaque employé doit être conscient de son propre langage non verbal, qui en dit long et peut appuyer fortement un message (par la cohérence entre le non verbal et les mots) ou en annuler l’impact, même si les intentions sont bonnes.
Découvrir les caractéristiques et talents naturelles de vos équipes
En plus d’évaluer les compétences de vos employés dans le contexte de crise et de télétravail, il est également recommandé d’évaluer leurs caractéristiques et talents naturels dans ce nouvel environnement et ainsi miser sur leurs forces naturelles. Car le développement des compétences d’un individu sera beaucoup plus rapide si l’évaluation de la compétence est élevée et corrélée à une analyse psychométrique précise.
AtmanCo a développé, en collaboration avec des chercheurs indépendants, des clients et des experts, une banque exhaustive de 60 compétences qui permettent d’identifier les caractéristiques mesurables d’un individu associées au succès dans l’exercice de ses fonctions. Une compétence peut s’exprimer par une habileté comportementale, une habileté technique, un attribut ou une attitude.