Les évaluations de rendement constituent un élément clé pour toute organisation. Elles fournissent non seulement une mesure de rendement quantifiable, mais on peut aussi s’en servir dans l’administration, la rémunération et le développement. À vrai dire, quand les évaluations de rendement sont faites correctement, ce ne sont pas seulement les employés qui en tirent profit, mais toute l’organisation aussi.
Cependant, afin de pleinement profiter d’une grille d’évaluation d’un employé (ou une fiche d’évaluation d’un employé), vous devez vous assurer d’avoir la bonne grille d’évaluation. Heureusement, je peux vous dire comment l’obtenir!
Pour commencer : identifiez le besoin et le but
Je sais que vous devez penser que ce point est ridicule puisque le but d’une évaluation de rendement, c’est d’évaluer le rendement! Bien que cela soit vrai, ce n’est pas le seul objectif. Et si pour votre entreprise cela constitue le seul objectif, eh bien, ça ne devrait pas l’être!
La première chose que vous devriez faire avant de créer une grille d’évaluation d’un employé, c’est de cerner les besoins de votre entreprise. Voulez-vous améliorer le rendement? Établir des structures de rémunération? Identifier les besoins de développement? Définir des lignes directrices pour le recrutement et la sélection? Tout cela à la fois?
Dans un monde idéal, vous chercheriez à ce qu’une évaluation de rendement vous fournisse des solutions à toutes ces questions. Toutefois, il va de soi que plus vous voulez obtenir de l’information de votre grille d’évaluation, plus elle sera complexe. Assurez-vous donc de définir le besoin et le but de la fiche d’évaluation afin de trouver le bon équilibre.
Décidez qui procédera à l’évaluation
Comme c’est le cas pour toute évaluation: plus vous avez d’évaluateurs et plus vous procédez à l’évaluation souvent, plus vous obtiendrez des résultats exacts. Cependant, ce n’est pas toujours possible d’avoir cinq évaluateurs, chaque mois, pour un employé!
Selon vos besoins organisationnels, et selon l’emploi en question, vous pouvez déterminer qui seront les meilleurs évaluateurs, et la fréquence à laquelle ils devraient procéder à l’évaluation afin de pleinement tirer profit du processus. À titre d’exemple, si vous évaluez un représentant du service à la clientèle, ce serait profitable pour vous de demander à son gestionnaire et aux clients qui traitent avec lui d’évaluer sa performance, tandis qu’une évaluation faite par des clients pour un analyste financier serait peu utile.
Il va de même en ce qui concerne la fréquence : c’est une bonne idée d’évaluer votre équipe des ventes chaque trimestre, mais ce ne sera pas nécessaire de le faire aussi souvent pour un adjoint administratif, par exemple.
Établir la grille d’évaluation d’un employé selon les objectifs SMART
Quand je dis « SMART », je ne parle pas des capacités intellectuelles! Assurez-vous que vous évaluiez vos employées selon des critères :
- Spécifiques
- Mesurables
- Atteignables
- Réalistes
- Temporellement définis
L’étendue des responsabilités, un des critères selon lequel vous évaluez vos employés, doit se baser sur la description de l’emploi (si cette dernière a été faite correctement!). Si vous n’avez pas une offre d’emploi complète pour le poste que vous évaluez, il vous faudra d’abord mener une analyse de l’emploi afin d’identifier ces critères.
Assurez-vous que l’étendue des responsabilités est SMART, et qu’elle soit pondérée en fonction de l’importance, de la fréquence et de la nécessité.
Incorporez vos valeurs dans la grille d’évaluation d’un employé
Le fait d’identifier les dimensions de rendement et de les utiliser comme le seul déterminant en ce qui concerne le rendement global n’est pas suffisant pour réussir à produire une grille d’évaluation d’un employé efficace. À vrai dire, afin d’assurer un système d’évaluation complet, il est nécessaire que l’évaluation ait une échelle qui définit clairement les valeurs de l’organisation, basées sur l’énoncé de mission.
N’oubliez pas que les valeurs organisationnelles sont plus caractéristiques à une entreprise que tout autre chose. L’innovation, la créativité et l’organisation sont des comportements recherchés qui font partie des valeurs principales d’une entreprise. Toutefois, ces comportements ne peuvent pas être appris, car ils constituent des caractéristiques innées d’une personne. Ainsi, envisagez d’évaluer les tendances comportementales de vos employés afin d’obtenir un portrait complet et d’améliorer vos efforts de développement.
Ayez une section « suivi »
L’objectif principal dans l’évaluation de rendement de vos employés, c’est de voir comment leur performance change d’une période d’évaluation à l’autre. Est-ce qu’ils s’améliorent, restent stables ou régressent? Cette section « suivi » vous permettra de voir clairement si l’employé a atteint les objectifs fixés par une évaluation précédente (que ce soit en matière d’amélioration ou de développement).
Discutez des objectifs et des besoins de développement
Votre grille d’évaluation d’un employé devrait avoir une section « développement ». Pendant cette partie de l’évaluation, permettez à l’employé de parler de ses objectifs et de ses buts en ce qui concerne son développement.
Cela permet non seulement d’établir une communication ouverte entre l’employé et ses évaluateurs, mais cela permet également à l’employé de se sentir plus motivé, mobilisé et important au sein de l’organisation. Tout cela se traduit alors par une amélioration des taux de rétention, par un engagement envers l’organisation plus solide, et même par un meilleur rendement! Vous faut-il plus de raisons pour inclure cette section dans votre évaluation?
Ayez des paramètres d’évaluation bien définis
Ce point est plus que primordial. Il y a beaucoup de choses qui contribuent à fournir des évaluations inexactes, mais les choses principales sont le biais et l’incohérence. Vous connaissez sûrement l’échelle de base « insatisfaisant à excellent » qu’on retrouve dans la plupart des fiches d’évaluation, mais le fait d’avoir ces échelles sans paramètres spécifiques entraîne souvent des résultats non valides, incohérents et inexacts.
Ces erreurs d’évaluation peuvent être considérablement réduites si vous ne faites qu’intégrer des paramètres bien définis dans votre grille d’évaluation d’un employé. Soyez précis quand vous expliquez, à la fin de chaque section, ce que vous entendez par un rendement « insatisfaisant », « à améliorer », « satisfaisant », « très satisfaisant » et « excellent ».
Conseils supplémentaires pour la grille d’évaluation d’un employé
Ces conseils ne se rapportent pas nécessairement au développement d’une fiche d’évaluation, mais ils vous seront utiles pour votre processus d’évaluation dans son ensemble – vous pouvez donc les considérer comme des conseils gratuits!
- Assurez-vous que l’employé sache les critères selon lesquels il sera évalué – cela lui permettra de se concentrer sur les comportements recherchés et accroîtra sa confiance dans le processus d’évaluation.
- Formez les évaluateurs : montrez-leur comment utiliser la grille d’évaluation d’un employé et mettez-les au courant des erreurs d’évaluation communes pour qu’ils puissent chercher à les éviter.
- Recherchez la simplicité : tant pour l’évaluateur que pour celui qui se fait évaluer; le but n’est pas d’ajouter un dose de stress au travail à qui que ce soit.
- La RÉTROACTION : donnez toujours, toujours, mais toujours de la rétroaction à vos employés après une évaluation!
Nous y voilà – vous détenez toute l’information nécessaire pour développer une (excellente) grille d’évaluation d’un employé! Identifiez les besoins et le but, évaluez selon les objectifs SMART, incorporez les valeurs principales de votre entreprise, assurez un suivi du progrès de vos employés et discutez de leurs objectifs de développement – et n’oubliez pas d’avoir des paramètres d’évaluation bien définis!
Vous pouvez réellement tirer profit d’une bonne évaluation de rendement, alors si vous n’avez pas l’impression que la vôtre est efficace, le moment est peut-être venu pour un changement?