Déclaration relative à la vie privée

Cette déclaration décrit la manière dont AtmanCo Inc. (« nous »), l'opérateur de la Plateforme Atman, collecte, traite, utilise et partage les données personnelles des utilisateurs de la Plateforme Atman disponible en tant qu'application Web (le « Service ») et les données personnelles collectées par le biais de notre Site Web présentant nos produits et services (le « Site Web »).

« Client » désigne la personne ou l'entreprise qui a acheté un abonnement au Service ou au bénéfice de qui le Service est utilisé ;

« Utilisateur » désigne un individu utilisant le Service pour le compte du Client ou d’un Partenaire, par exemple un directeur des ressources humaines ou un consultant en ressources humaines;

« Répondant » désigne une personne utilisant le Service à la demande ou selon les instructions du Client ou d’un Partenaire, tel qu'un candidat à un poste ou un employé du Client effectuant une évaluation.

« Données du Répondant » désigne les données fournies ou saisies directement par un Répondant sur la Plateforme Atman, mais exclut toute donnée générée ou dérivée de ces données par le biais de nos services.

« Visiteur » désigne une personne qui navigue sur notre Site Web.

« donnée personnelle » désigne toute information concernant un individu identifiable.

« Partenaire » désigne un intermédiaire qui revend le Service ou qui utilise le Service afin de rendre lui-même des services à un tiers.

La deuxième personne (vous, votre) désigne un client, un Utilisateur et/ou un Répondant, selon le contexte.

Les coordonnées de la personne responsable du traitement des données sont les suivantes :

Leen Sawalha, V.-P. produit et croissance
Atmanco Inc.
300-1050 rue de la Montagne
Montréal QC H3G 1Y8 Canada
[email protected]

1. Fondement du traitement des données

Nous collectons et traitons les données personnelles des Clients (le cas échéant), des Utilisateurs et des Répondants dans le cadre de l'exploitation du Service. Notre traitement des données personnelles est principalement fondé sur les principes suivants :

• Nous traitons les données personnelles des Répondants sur la base de leur consentement explicite, qui est obtenu par le biais d'un formulaire de consentement rempli avant chaque évaluation.
• Nous traitons les données personnelles des Clients et des Partenaires (le cas échéant) pour remplir nos obligations en vertu de notre contrat avec nos Clients.
• Nous traitons les données personnelles des Utilisateurs sur la base de nos intérêts légitimes afin de remplir nos obligations envers nos Clients.

Nous pouvons collecter et traiter les données personnelles des Visiteurs dans le cadre de l'exploitation du Site Web afin d'améliorer la qualité du Site Web, de connaître les habitudes de navigation de nos Visiteurs, d'organiser des campagnes publicitaires ciblées en fonction du trafic du Site Web et d'offrir des services personnalisés à nos Utilisateurs. Notre traitement des données personnelles sur le Site Web est basé sur le consentement lorsque les visiteurs fournissent volontairement des données personnelles, par exemple en s'abonnant à une infolettre ou lorsque la loi applicable exige que les Visiteurs fournissent un consentement explicite pour la collecte de données analytiques.

2. Lois sur la protection de la vie privée

Sous réserve des obligations du Client en vertu de tout contrat de service entre nous et le Client, nous traitons les données personnelles conformément aux exigences des lois et règlements applicables en matière de confidentialité et de protection des données, y compris, le cas échéant, le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

3. Données collectées par le biais du Service

3.1.  Informations sur les Répondants

Nous recueillons des données personnelles sur les Répondants comme indiqué dans le formulaire de consentement accepté par chaque Répondant.

3.2.  Informations sur l'Utilisateur

Nous recueillons les données suivantes sur les Utilisateurs du Service.

4. Données collectées par le biais du Site Web

4.1.  Informations recueillies auprès des visiteurs

Nous recueillons les informations que les Visiteurs nous communiquent (par exemple, en remplissant un formulaire) par l'intermédiaire de l'interface du Site Web ou autrement. Ces informations peuvent inclure les données décrites ci-dessous :

Données collectées automatiquement par le Site Web

Nous recueillons automatiquement des informations lors de l'utilisation du Site Web par les visiteurs. Ces informations sont enregistrées chaque fois qu'un Visiteur interagit avec le Site Web. Les données collectées comprennent certaines informations spécifiques aux appareils des Visiteurs et des données sur les interactions des Visiteurs avec le Site Web, notamment les données décrites ci-dessous :

Lorsque la loi applicable exige le consentement explicite des visiteurs avant la collecte de données analytiques, nous ne collectons que les données strictement nécessaires avant que ce consentement ne soit donné.

4.2.  Données des outils d'analyse

Lorsque les visiteurs accèdent au Site Web, nous collectons des données à partir d'outils d'analyse tels que Google Analytics. Ces données peuvent inclure, par exemple, le sexe, l'âge, les intérêts. Ces données ne sont pas associées personnellement à un Visiteur spécifique et nous sont transmises sous forme agrégée. Google Analytics peut être désactivé sur un navigateur grâce à un module complémentaire disponible à cette adresse : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.  

4.3.  Données provenant des réseaux sociaux

Nous recueillons des informations à partir de sites ou d'applications de réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube, Google+, etc.) lorsque les Visiteurs interagissent avec les profils que nous exploitons sur ces sites ou applications de réseaux sociaux. Ces sites ou applications sont également régis par leurs propres politiques relatives aux données personnelles, qui peuvent différer des nôtres et être applicables.

4.4.  Technologies de suivi

Nous utilisons des témoins (cookies) et d'autres technologies de suivi pour améliorer les performances du Site Web, pour personnaliser l'expérience des visiteurs sur le Site Web et pour diffuser des publicités à des audiences ciblées (sur la base du trafic du Site Web uniquement). Les Visiteurs peuvent contrôler le stockage des témoins à partir de leur navigateur. Les témoins et les technologies de traçages qui ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du Site Web ne seront pas utilisés sans le consentement du Visiteur. Certaines technologies de suivi sont fournies par nos fournisseurs de service, et ceux-ci peuvent être en mesure de combiner certaines des données collectées par le biais du Site Web avec d'autres données qu'ils détiennent sur les Visiteurs.

5. Traitement des données

Nous traitons les données personnelles collectées par le biais du Site Web et du Service aux fins décrites ci-dessous.

5.1.  Communication avec les Utilisateurs et les clients

Nous traitons les données personnelles des Clients et des Utilisateurs (telles que le nom et l'adresse électronique) pour communiquer avec les Clients et les Utilisateurs à propos de leur utilisation du Service. Nous pouvons également envoyer des communications sur notre entreprise, nos produits et nos promotions, mais uniquement si les Clients et les Utilisateurs acceptent de recevoir des communications commerciales de notre part. Nous nous conformons à toutes les réglementations applicables en matière de messages électroniques non sollicités. Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications électroniques de notre part, vous pouvez nous en informer à tout moment en nous écrivant à [email protected].

5.2.  Fonctionnement du Service

Nous utilisons les données personnelles collectées par le biais du Service pour identifier les Répondants et permettre à nos clients d'utiliser le Service pour effectuer des évaluations impliquant des Répondants.

5.3.  Traitement fondé sur le consentement explicite

Nous traitons les données personnelles des Répondants comme indiqué dans le formulaire de consentement accepté par un Répondant dans le cadre du processus d’accès au Service. Les données collectées auprès d'un Répondant peuvent être utilisées dans le cadre d'un profilage automatisé basé sur des critères sélectionnés par notre Client.

5.4.  Validation scientifique

Nous traitons les données dérivées des données personnelles sur une base anonyme à des fins de validation scientifique.

5.5.  Personnalisation de nos services et de notre Site Web

Nous utilisons les données collectées lors de l'utilisation du Site Web pour offrir aux Visiteurs un contenu qui correspond à leur situation ou à leurs intérêts. Par exemple, la page d'accueil du Site Web peut être affichée en fonction des préférences linguistiques et les produits et services affichés peuvent être différents en fonction de la situation géographique.

5.6.  Maintenance et sécurité

Nous utilisons les données collectées par le biais du Site Web et du Service et les données provenant d'outils d'analyse pour surveiller l'utilisation du Site Web et du Service par les Utilisateurs en général, pour empêcher toute utilisation abusive du Site Web ou du Service, pour identifier les problèmes ou les bogues du Site Web ou du Service et pour déterminer les fonctionnalités à améliorer. Nous pouvons utiliser certaines données collectées automatiquement pour assurer la sécurité du Site Web, du Service et de nos systèmes informatiques, par exemple pour prévenir les abus ou pour empêcher ou décourager la fraude.

5.7.  Marketing personnalisé et reciblage

Nous utilisons les données collectées par le biais du Site Web pour personnaliser nos campagnes publicitaires en fonction de certaines données collectées, telles que l'abonnement à notre infolettre, l'intérêt pour nos produits et services, et les données de navigation telles que les pages visitées ou les produits consultés sur le Site Web. Ces données nous permettent de cibler des audiences auprès de partenaires offrant des services publicitaires. Les données collectées par le biais du Service ne sont pas utilisées à cette fin.

6. Stockage et transfert de données

Nous conservons les données personnelles des Répondants pendant une période de 7 ans à compter de la dernière interaction avec le Service. Toute autre donnée est conservée jusqu'à ce que notre activité ne nécessite plus la conservation de ces données.

Les données personnelles sur les Répondants recueillies par le biais du Service (telles que l'identité du Répondant et les résultats de l'évaluation) sont stockées électroniquement par nos fournisseurs de services sur des serveurs situés au Canada.

Certaines données relatives à l'utilisation du Service et du Site Web, à l'automatisation des courriels, aux demandes d'assistance et aux paiements sont traitées par nos fournisseurs de services dans des installations qui peuvent être situées dans des juridictions autres que le Canada.

Les données générées par Google Analytics sont stockées sur des serveurs contrôlés par Google.

Les données personnelles concernant des personnes situées en dehors du Canada sont transférées au Canada. Le Canada est reconnu comme une juridiction adéquate pour le transfert de données personnelles depuis l'Union européenne. Certaines données qui sont divulguées à nos fournisseurs conformément au présent avis sont transférées vers d'autres juridictions. Nous nous assurons que le transfert de ces données personnelles est effectué avec des garanties appropriées compte tenu de la nature des données personnelles transférées.

7. Mesures de sécurité

Vos données personnelles sont hébergées sur des serveurs exploités par nos prestataires de services et sont protégées par des mesures de sécurité proportionnelles à la sensibilité des données contre tout accès non autorisé. Toute donnée financière fait l'objet de mesures de sécurité conformes aux normes établies par les réseaux de cartes de paiement.

Nos employés et fournisseurs sont informés de la nature confidentielle des données personnelles collectées par le Site Web et le Service et sont sensibilisés aux mesures de sécurité appropriées pour empêcher tout accès non autorisé aux données personnelles par le biais d'une politique de cybersécurité à l'échelle de l'entreprise.

Une description plus complète des mesures de sécurité en vigueur pour protéger les données personnelles est disponible sur demande.

8. Partage des données

Nous ne partageons les données personnelles que de la manière décrite dans la présente déclaration et lorsque nous avons obtenu le consentement de la personne concernée. Vos données personnelles peuvent être divulguées aux catégories de personnes décrites ci-dessous aux fins suivantes.

8.1.  Employés

Les données personnelles sont accessibles à nos dirigeants et employés qui doivent y avoir accès afin de les utiliser comme indiqué dans la présente déclaration de confidentialité.

8.2.  Clients

Nous partageons les données personnelles collectées par le biais du Service concernant un Répondant avec notre Client qui administre les évaluations pour ce Répondant. Les données partagées peuvent inclure toutes les données collectées dans le cadre d'une évaluation, comme indiqué dans le formulaire de consentement signé par le Répondant.

8.3.  Partenaires

Lorsqu’un Client accède au Service par le biais d’un Partenaire, ce Partenaire a accès à toutes les données recueillies au moyen du Service.

8.4.  Fournisseurs de services

Nous partageons les données personnelles avec des prestataires de services qui nous permettent de fournir nos services plus efficacement. Nous ne partageons les données personnelles qu'avec des fournisseurs de services qui acceptent par écrit de garder les données personnelles confidentielles et de ne les utiliser que dans la mesure nécessaire pour nous fournir des services. Nous nous assurons que toute donnée sensible concernant les Répondants est traitée par des fournisseurs de services au Canada.

Une liste de nos prestataires de services traitant des données personnelles est disponible sur demande.

8.5.  Obligations légales

Nous pouvons également divulguer des données à caractère personnel à des tiers si la loi nous y autorise expressément ou nous y oblige, ou si nous y sommes contraints par une autorité compétente. Nous pouvons divulguer des données personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire si cela est nécessaire pour protéger nos droits ou ceux de nos Utilisateurs.

8.6.  Transfert d'entreprise

Dans le cas où la vente ou la restructuration de tout ou partie de notre entreprise est envisagée, nous pourrions divulguer des données personnelles aux personnes ou organisations concernées avant et après la transaction, que celle-ci ait lieu ou non. Dans ce cas, ces personnes ou organisations s'engagent envers nous à maintenir la confidentialité des données personnelles ainsi divulguées et à les utiliser exclusivement dans le but d'évaluer la faisabilité de la transaction et conformément à la présente déclaration, si la transaction est réalisée.

9. Droits des personnes concernées

Les Répondants peuvent nous contacter directement pour exercer leurs droits concernant les Données des Répondants, y compris pour demander la suppression des Données des Répondants de nos systèmes. Dans certains cas, lorsque nous traitons des données à caractère personnel pour le compte d'un Client, nous pouvons être amenés à transmettre une demande ou une requête d'un Utilisateur ou d'un Répondant à ce Client.

Les Utilisateurs et les Répondants doivent noter que nos Clients peuvent accéder aux données personnelles stockées dans le Service et peuvent exporter ces données. Même si nous confirmons que des données personnelles ont été supprimées du Service, notre client peut continuer à traiter ces données sur ses propres systèmes et les Répondants doivent exercer leurs droits directement auprès du client concerné.

9.1.  Droit d'accès et de rectification

Si vous souhaitez accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ou faire modifier des données personnelles inexactes dans nos fichiers, vous pouvez faire une demande écrite à l'adresse [email protected]. Nous fournirons aux Répondants un accès direct aux Données des Répondants. Les autres données concernant les Répondants qui sont générées par nos services, telles que les résultats d'évaluation ou les profils psychométriques, sont traitées par nous pour le compte de nos Clients et, par conséquent, toute demande concernant ces données doit être adressée au Client concerné (votre employeur ou votre futur employeur dans la plupart des cas).

Nous répondrons à votre demande rapidement (dans les 30 jours suivant sa réception).

Si la loi l'exige, nous fournirons les données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

9.2.  Retrait du consentement

Votre navigateur vous permet de retirer votre consentement à certains traitements de vos données personnelles, notamment en empêchant l'enregistrement de témoins de navigation.

Si vous souhaitez retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles au-delà de ce qui est permis par le Site Web ou votre navigateur, veuillez nous en informer en nous écrivant à [email protected]. L'utilisation du Site Web ou du Service implique un certain traitement de vos données personnelles. La seule façon d'arrêter tout traitement de vos données personnelles est de cesser d'utiliser le Site Web et le Service.

Les Répondants peuvent retirer leur consentement au traitement de leurs données personnelles basé sur leur consentement explicite (qui comprend le traitement décrit dans le formulaire de consentement) en nous le notifiant par écrit à l'adresse [email protected]. En cas de retrait du consentement, nous supprimerons ces données personnelles de nos systèmes, mais nous n'exigerons pas de notre Client qu'il supprime les données qu'il pourrait avoir sur ses propres systèmes.

9.3.  Suppression

Les Répondants peuvent demander la suppression des données personnelles collectées sur la base de leur consentement explicite directement auprès de nous par écrit à l'adresse [email protected].  La suppression des données personnelles du Service n'implique pas que les mêmes données seront supprimées des systèmes de notre Client.

Les Clients, Utilisateurs et Répondants peuvent demander la suppression d'autres données personnelles dans certaines circonstances.

9.4.  Restriction du traitement

Un Répondant peut demander la restriction du traitement de ses données personnelles si ce traitement est illégal, si le Répondant conteste l'exactitude de ces données personnelles ou si la suppression des données personnelles n'est pas autorisée par la loi applicable.

9.5.  Plainte

Si vous résidez sur le territoire de l'Espace économique européen, vous pouvez déposer une plainte concernant notre traitement des données personnelles auprès de l'autorité de surveillance de votre lieu de résidence.

Nos activités sont principalement régies par les lois et règlements applicables au Québec et au Canada et sont soumises à la juridiction des autorités de protection de la vie privée du Québec et du Canada. À l'exception de ce qui est explicitement autorisé par la loi applicable, toute plainte ou réclamation fondée sur la présente déclaration ou sur notre traitement de vos données personnelles doit être adressée aux autorités de la province du Québec ou du Canada.

9.6.  Validation de l'identité

Nous pouvons vérifier l'identité des personnes qui demandent à exercer leurs droits en ce qui concerne leurs données personnelles. Les informations recueillies pour effectuer cette vérification ne seront pas utilisées à d'autres fins.

10. Modifications

Nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques de traitement des données personnelles. Si une modification est apportée, la nouvelle déclaration sera disponible par le biais du Service et sur le Site Web à l'adresse suivante atmanco.com/fr/politique.

Si nous avons recueilli vos coordonnées, nous vous informerons par courriel de toute modification importante de notre déclaration de confidentialité avant que la nouvelle déclaration ne prenne effet.

11. Informations complémentaires

Pour toute information complémentaire concernant notre traitement des données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse indiquée au début de la présente déclaration relative à la vie privée.